IMA erp

Cél és kontextus

A QUiCK és az IMA két különböző logikájú rendszer. A QUiCK pénzügyi kontrolling és számlaiktatási platform: a számlák bejövetelét, OCR-feldolgozását, NAV-párosítását, kategorizálását, likviditástervezését és a havi eredmény vizualizációját végzi. Az IMA ügyviteli könyvelőrendszer: főkönyvi könyvelés, áfa-bevallás, bérszámfejtés, beszámolók és NAV-feladások készülnek benne. A két rendszer ugyanazokat a számlákat látja – csak más szögből.

Az integráció célja, hogy a QUiCK-ben rögzített számlaadatok és képek könyvelői beavatkozás nélkül kerüljenek át az IMA-ba, miközben a könyvelő által karbantartott metaadatok (főkönyvi szám, költséghely, munkaszám, IMA címke) az ÁFA, költségtípus, bevételtípus és címke összerendelésein keresztül automatikusan ráhúzódnak az átemelt számlákra. A folyamat háttérben fut, négy óránként szinkronizál, és lehetővé teszi, hogy a könyvelő az IMA-ban dolgozzon, az ügyfél pedig a QUiCK-ben – ugyanazon a számlán, ugyanannál az adatpontnál.

A funkció elsősorban azoknak a könyvelőirodáknak és vállalkozásoknak hasznos, ahol a könyvelő IMA-t használ, az ügyfél pedig QUiCK-en keresztül iktat. A kapcsolat egyszer kerül felépítésre, ezután önállóan dolgozik.

Hol található?

Az integráció két oldalon konfigurálható, és a két oldal együtt alkotja a teljes kapcsolatot:

• QUiCK oldalon: Profilbeállítások → Integrációk és eszközök → API Tokenek – itt generálható az az API kulcs, amellyel az IMA azonosítja magát a QUiCK API-ja felé. A token egyszer jeleníthető meg (létrehozáskor), tárolása a könyvelő/integrátor felelőssége.

• IMA oldalon: Számla rögzítés → Külső interface beállítások → Quick fül – itt található az API kulcs beillesztése, az import- és fájlkezelési beállítások, az automatizmus opciók, valamint az ÁFA-, költségtípus-, bevételtípus- és címke-összerendelések. Az utolsó 5 API esemény státusza (success/error) ugyanitt, az Infó aloldalon ellenőrizhető.

A két felület egymásra mutat: a QUiCK-ben generált token nélkül az IMA-oldali beállítások nem indíthatók el; az IMA-oldali összerendelések nélkül a QUiCK-ből érkező számlák nem kerülnek értelmezésre az IMA számviteli logikájában.

Előfeltételek

A teljes integráció működéséhez az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

• IMA verzió: Az IMA – QUiCK teljes integráció az IMA v 3.123.805-ös verziójától elérhető. A korábbi 3.123.795 / 3.123.800 verziókban a Quick interface kizárólag a számlaképek automatikus átemelését végzi el azoknál a számláknál, amelyeket a QUiCK-ben könyveltre (azaz Quick által feldolgozottra) állítottak. A nem könyveltre állított számlák a 800-as verzióban semmilyen formában nem jelennek meg az IMA-ban.

• QUiCK API kulcs: Profilbeállítások → API Tokenek → Új Token létrehozása – elnevezhető szabadon (pl. „IMA"), tárolása biztonságos helyen szükséges.

• Cégegyezőség: A QUiCK-ben iktató cég és az IMA-ban kezelt cég számviteli értelemben ugyanaz az entitás kell legyen. Több cég esetén cégenként külön API token és külön IMA-oldali konfiguráció szükséges.

• „Quick által feldolgozottra állítva" státusz aktiválása (opcionális, alapértelmezett mód): Ez a státusz a QUiCK-en belül könyvelői hozzáféréshez kötött, és aktiválásához ügyfélszolgálati kérés szükséges. Csak ezután állítható egy számla erre a státuszra, és csak ezután fog megjelenni az IMA importjában a default beállítás mellett.

• ÁFA hozzárendelés: Az import folyamat szempontjából kritikus – ÁFA-mapping nélkül az IMA nem tudja értelmezni a QUiCK ÁFA-kódjait, így a számlák nem fognak helyesen átfutni.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

1. Mit szinkronizál az integráció?

A QUiCK – IMA kapcsolat hat különálló adatfolyamot kezel, amelyek függetlenül kapcsolhatók be vagy hagyhatók ki:

Külön említést érdemel két tesztelés alatt álló funkció: a szállítói és vevői számlák átvétele 4 óránként közvetlenül igény státuszba (a manuális import felület kihagyásával). Ez nem minden IMA-példányban élesedett még; a könyvelővel egyeztetve aktiválható, ha rendelkezésre áll.

2. A számlakép-átvétel logikája

A számlakép automatikus átemelése három különböző állapot mentén dönt:

1. A számla már rögzítve van az IMA-ban, igény státuszban → a Quick interface a számlaképet az igény státuszú számlához rendeli. Ez az alapeset.

2. A számla már rögzítve van az IMA-ban, véglegesített státuszban → a rendszer nem rendel számlaképet hozzá. Az alapfeltevés az, hogy véglegesítés csak számlakép birtokában történik. (Ezen később egy IMA-beállítás módosítani fog tudni.)

3. A számla még nincs rögzítve az IMA-ban → a rendszer megnézi a NAV szállítói/vevői számlák listáját, és ha ott találja a számlát, oda rendeli a számlaképet.

A logika szállítói és vevői oldalon azonos elven működik.

3. Beállítási sorrend (javasolt)

A QUiCK-IMA integráció felépítése négy lépésre bontható, és pontosan ebben a sorrendben érdemes haladni:

A. API kulcs létrehozása és beillesztése

1. QUiCK oldalon: Profilbeállítások → Integrációk és eszközök → API Tokenek → Új Token létrehozása. A megjelenő tokent egyszer látod, így rögtön másold át.

2. IMA oldalon: Számla rögzítés → Külső interface beállítások → Quick fül → Beállítások aloldal → Quick API kulcs mező. Az IMA elmaszkolja a tokent; megjelenítéséhez a szem ikont kell használni. Beállítások mentése gombbal véglegesíthető.

A sikeres kapcsolatot az Infó fülön az utolsó 5 API esemény success státusza igazolja.

B. Import beállítások

A Beállítások aloldal Import beállítások blokkjában:

• Főkönyv szinkronizálás – Igen esetén az IMA főkönyve automatikusan átkerül a QUiCK-be, és az IMA főkönyvi struktúrája lesz az irányadó. Nem esetén nincs főkönyvi szinkron.

• Áthozandó számlák státusza – két opció:

• Quick által feldolgozottra állítva (alapértelmezett): csak azok a számlák jelennek meg az IMA-ban, amelyeket a QUiCK-ben kifejezetten könyvelésre adtak át. Az aktiváláshoz a QUiCK ügyfélszolgálatát kell megkeresni, és a könyvelőnek hozzáféréssel kell rendelkeznie.

• Nincs státusz, azonnal a QUiCK-be kerüléskor: minden új QUiCK-be érkező számla bekerül a 4 óránként futó automatikus szinkronba.

• Átvétel kezdő ÁFA teljesítési dátuma – a rendszer csak az ennél a dátumnál újabb ÁFA-teljesítéshez tartozó számlákat hozza át. Hasznos rendszerbevezetéskor, hogy a régi tételek ne zúduljanak rá az IMA-ra.

C. Fájlkezelési és automatizmus beállítások

• Import ideiglenes állomány megőrzési ideje (napokban) – ennyi idő után az IMA automatikusan törli azokat a számlaadatokat, amelyek átvételre nem kerültek (pl. duplikált, irreleváns tételek), hogy ne foglalják a tárterületet.

• Vevői / szállítói számlák direkt beszúrása igény státuszú számlaként – jelenleg tesztelés alatt álló funkció, élesedés után automatikusan kihagyja a manuális import felületet, és a számla – ha minden szükséges paraméter rendelkezésre áll – azonnal igény státuszba kerül.

D. Összerendelések finomhangolása

Az integráció üzemszerű működése közben az alábbi listák dinamikusan bővülnek: ahogy érkeznek a számlák, a Quick interface új ÁFA-sorokat, költségtípusokat, bevételtípusokat és címkéket emel be. Ezek mindegyikét egyenként vagy tömegesen kell az IMA megfelelő logikai egységéhez rendelni:

• ÁFA hozzárendelés (kötelező az import előtt) – külön szállítói és külön vevői blokk. Az Új áfa összerendelése ikonnal a QUiCK-ből érkező ÁFA-sor egy IMA-oldali ÁFA-kódhoz rendelhető. Színkódok: halványzöld = párosítva, rózsaszín = automatizmusból kizárt, egyéb = nincs párosítva.

• Költségtípus átforgatása – a QUiCK költségtípusához hozzárendelhető: munkaszám, költséghely, szállítói könyvelési csoport, IMA címke, ellen főkönyvi szám. Ezek közül egyszerre több is kiválasztható.

• Bevételtípus átforgatása – ugyanazokkal a paraméterekkel, mint a költségtípus.

• Címke átforgatása – hozzárendelhető: munkaszám, költséghely, IMA címke, ellen főkönyvi szám (szállítói könyvelési csoport itt nem). Több paraméter is kiválasztható egyszerre.

A négy összerendelési típus erő sorrendje rögzített és nem módosítható:

1. ÁFA hozzárendelés

2. Költségtípus

3. Bevételtípus

4. Címke

A rendszer az első beállított megfelelésnél megáll – a sorrendben hátrébb lévő beállításokat nem veszi figyelembe. Ez fontos tervezési szempont: ha például egy számla költségtípusához tartozó költséghely ütközik a címkéhez beállított költséghellyel, a költségtípusé fog érvényesülni.

4. Csoportos szerkesztés

Az összerendelések tömegesen is kezelhetők, az alábbi öt lépésben:

1. A módosítani kívánt sorok kijelölése

2. Tömeges kezelés gombra kattintás

3. A módosítandó mező kiválasztása (munkaszám / költséghely / címke levél / ellen főkönyvi szám)

4. Az új érték megadása

5. OK gombbal megerősítés

Ez különösen induláskor hasznos, amikor egyszerre több tucat új sor kerül be az IMA-ba.

Mikor hasznos és kinek?

Az IMA integráció a QUiCK–IMA tandem alaplogikájára épülő funkció: ahol a két rendszer együtt van használatban, ott szinte mindig kifizetődik a beállítás. Különösen értékes:

• IMA-t használó könyvelőirodáknak, akiknek QUiCK-es ügyfélportfóliójuk van. A számlák képei, ÁFA-jai és tipizált adatai automatikusan az IMA-ba érkeznek, így a könyvelő az ismerős felületén dolgozik tovább, kézi átvitel nélkül.

• QUiCK-es vállalkozásoknak, akiknek IMA-s könyvelője van. Az ügyfél nem foglalkozik azzal, hogyan kerül át az anyag a könyvelőhöz – elegendő a QUiCK-ben tartani a folyamatot rendben.

• Bevezetési projekteknél, ahol egyszerre kerül átállítás az iktatás (QUiCK) és a könyvelési oldal (IMA). Az integráció innentől magától hidalja át a két rendszert, így a folyamatos áttranzakcióra nem kell külön figyelni.

• Vegyes csapatoknak, ahol van belső pénzügyes (QUiCK-ben dolgozik) és külső könyvelő (IMA-ban dolgozik). Az integráció a kettejük közötti munkamegosztást egy közös ütőérre cseréli.

Pro tipp: Az integráció bevezetése előtt érdemes az ÁFA hozzárendelés blokkját kiindulási adatokkal feltölteni – akár tesztkörnyezetben végigfuttatott szinkronból. A teljes ÁFA-mapping előzetes elkészítése drasztikusan csökkenti az első éles import során szükséges manuális beavatkozást.

Specialitások és limitációk

A használat során az alábbi sajátosságokra érdemes figyelni:

• Nem real-time: A számlaadatok és metaadatok átvétele 4 óránként fut. Sürgős átvitelre az integráció nem alkalmas; aki azonnali eredményt vár, az a manuális Számla import menüpontot használhatja az IMA-oldalon, ahol a már átvett háttér állományból azonnal feldolgozható a számla.

• Az IMA verziójához kötött funkcionalitás: Az IMA v 3.123.795 / 800 csak számlakép-átvételt támogat (és ott is kizárólag a könyveltre állított számlák esetén). A teljes integráció a 3.123.805-ös vagy újabb verziótól érhető el. Frissítés nélkül a meta-adatok és a státuszok nem áramlanak át.

• Tesztelés alatt álló funkciók: A számlák automatikus, 4 óránkénti igény státuszba helyezése (manuális import kihagyásával) jelenleg nem minden IMA-példányban élesedett. Aktiválás előtt érdemes az IMA-ügyfélszolgálatnál ellenőrizni az érintett cégen.

• Véglegesített számlához nem rendel képet: A jelenlegi logika nem írja felül a már véglegesített IMA-számla képét. Ezen későbbi IMA-verzió beállíthatóvá teszi, de jelenleg ez fix viselkedés.

• Az API token egyszer jelenik meg: Létrehozáskor látszik, utána az IMA elmaszkolja. Elvesztés esetén új tokent kell generálni a QUiCK-ben, és a régit törölni.

• API kapcsolat ellenőrzése: Hibás token vagy elcsúszott jogosultság esetén az IMA Infó fülén error státuszú események jelennek meg, jellemzően a következő üzenettel: „Quick import exception: QUICK auth hiba (403). Ellenőrizd a sett1_quick_api_key-t és a kimenő Authorization / X-Api-Key headereket." Az üzenetek a QUiCK API-tól érkeznek, az IMA azokat változatlanul jeleníti meg.

• Az erő sorrend nem módosítható: ÁFA → költségtípus → bevételtípus → címke. Ha egy adott paraméter (pl. költséghely) több helyen is be van állítva, csak az első találat érvényesül. Ez a tervezést egyértelműsíti, de figyelmet igényel: ütközés esetén a hátrébb lévő beállítás némán „nem fog működni".

• Sztornó és módosító számlák: A NAV XML-ben jelölt sztornó és módosító számlák különálló rekordként kerülnek át az IMA-ba, ugyanazon szabályok szerint, mint a normál számlák.

• Devizaeltérés: Ha a QUiCK-ben és az IMA-ban a számla devizája nem egyezik, a bruttó érték mező üres marad, a többi mező felülíródik a NAV-adat szerint.

• „Áthozandó számlák státusza" alapértéke előfizetéshez kötött: A Quick által feldolgozottra állítva alapbeállítás aktiválásához könyvelői hozzáféréssel rendelkező felhasználó és ügyfélszolgálati kérelem is szükséges. Aki ezt nem aktiválja, az a Nincs státusz opcióval tud csak dolgozni – ami mindent áthúz az IMA-ba a 4 órás ciklusban.

• Az import ideiglenes állomány automatikusan törlődik: A megadott napok után az IMA törli a könyvelés szempontjából nem releváns vagy duplikált rekordokat. A számlák így nem maradnak fent „örökre" az ideiglenes állományban; ez a tárhellyel és a tisztasággal kapcsolatos automatizmus.

• A QUiCK-en belüli adatváltozások utánkövetése: Ha egy QUiCK-ben rögzített számla utólag módosul (kategória, ÁFA, partner, összeg), a változás a következő 4 órás szinkronban kerül át az IMA-ba. Több gyors egymás utáni módosítás esetén csak az utolsó verzió fog átmenni.