Dokumentumok

Cél és kontextus#

A QUiCK-ben a dokumentumok a számláktól független, önálló objektumok, amelyek kezelése kiegészíti és teljessé teszi a vállalkozásod gazdasági eseményterét. A rendszer háromféle dokumentumtípust különböztet meg, amelyek eltérő szolgáltatási csomagokban érhetők el.

1. Partnerhez csatolt dokumentumok
   Az Okosbox csomagtól kezdődően lehetőség van dokumentumok – például szerződések, jótállási jegyek, kötvények – csatolására közvetlenül a partner (vevő vagy szállító) adatlapjához. Ez lehetővé teszi, hogy az adott partnerhez tartozó lényeges iratok mindig egy helyen legyenek elérhetők.

2. Számlához csatolt dokumentumok
   Szintén az Okosbox csomagtól érhető el az a funkció, amely lehetővé teszi mellékletek csatolását konkrét költség- vagy bevételszámlákhoz. Ilyen dokumentum lehet például teljesítési igazolás, szállítólevél vagy bármilyen bizonylathoz kapcsolódó irat, amely a számla tartalmát támasztja alá.

3. Dokumentumkezelő modul
   A Multibox csomagban elérhető dokumentumkezelő modul egy központi felületet biztosít minden feltöltött dokumentum áttekintésére, keresésére és rendszerezésére. A modul a partnerekhez és számlákhoz csatolt fájlokat is egy helyen listázza, és lehetővé teszi azok címkézését, kategorizálását, valamint több partnerhez, vagy tranzakcióhoz való hozzárendelését anélkül, hogy ugyanazt a fájlt többször fel kellene tölteni.

Funkciók#

Dokumentumok feltöltése#

• A dokumentumokat feltöltheted manuálisan a Dokumentumok modulban (pl. fájl behúzásával vagy a Feltöltés gombbal). A feltöltés egyenként, illetve tömegesen is megvalósítható.

• Lehetőség van e-mailes beküldésre is. Minden céghez tartozik egy egyedi alias e-mail cím, amelyre továbbíthatod a dokumentumokat; a QUiCK ezt figyelve automatikusan fogadja és betölti a csatolt fájlokat a dokumentumtárba.

• Dokumentum beküldhető a Böngésző bővítményből is.

• Dokumentum posztolható publikus API-n keresztül is.

• Emellett a dokumentum hozzáadásánál választhatod a weblink megadását is, ilyenkor egy URL hivatkozást adhatsz meg fájl helyett – ebben az esetben kötelező egy nevet is megadnod a dokumentumnak a könnyebb azonosítás érdekében. A dokumentumkezelő számos fájlformátumot támogat (PDF, kép, szöveg, stb.), melyek listáját a bejegyzés végén megtalálod.

Dokumentumok csatolása tranzakciókhoz#

• A feltöltött fájlokat utólag is hozzárendelheted egy vagy akár több tranzakcióhoz, illetve partnerhez is. Egy dokumentum kapcsolható egyszerre több költségszámlához, bevételi számlához, vagy partnerhez is.

• A dokumentum részleteinél a Kapcsolatok fülön ellenőrizheted, hogy mely tranzakciókhoz vagy partner(ek)hez van már csatolva az adott fájl. A csatolási státuszt a dokumentumlistában egy kis ikon is jelzi, és külön szűrőt is használhatsz a már csatolt, vagy a vs. még nem csatolt dokumentumok listázására. Ha egy dokumentum több helyen szerepel csatolmányként, törlés előtt a rendszer figyelmeztet erre.

Dokumentumok kategorizálása#

A dokumentumokat kategorizálhatod típus szerint. Feltöltés, vagy szerkesztés során beállíthatod, hogy az adott fájl milyen típusú dokumentum és a későbbiekben ezekre a típusokra is rá tudsz szűrni. A típuskategória segít elkülöníteni a dokumentumok fajtáit, így gyorsabban szűrhetsz mondjuk csak a banki kivonatokra, vagy csak a szerződésekre.

Dokumentum kategóriák:

• bankszámlakivonat

• egyéb

• NAV értesítés

• szerződés

• szállítólevél

• teljesítési igazolás

Dokumentumok címkézése#

A dokumentumokat ugyanúgy elláthatod egyedi címkékkel, mint a számlákat. Címkék segítségével projektek, témák, vagy bármilyen saját kategória szerint csoportosíthatod az iratokat. Lehetőséged van több dokumentum együttes (tömeges) címkézésére is: a listanézetben kijelölt dokumentumokra egyszerre alkalmazhatsz egy címkét, illetve szükség esetén egyszerre törölheted le a címkét a kijelöltekről. Fontos: a dokumentumok esetén csak ún. sima címkézés lehetséges, automatizált autocímke szabályok nem érhetők el ehhez a modulhoz.

Dokumentumok megtekintése és szerkesztése#

A Dokumentumok modulban egy feltöltött fájlra kattintva megnyithatod annak egyedi nézetét. Itt bal oldalon, vagy középen megjelenik a dokumentum előnézete, amennyiben a fájl típusa támogatja a beépített megtekintést (jelenleg pl. PDF, TXT, PNG, JPG és hasonló formátumok esetén lehetséges az előnézet). Nem képi állományok (pl. DOCX, XLSX) vagy ismeretlen formátumok esetén előnézet nem érhető el – ilyen esetben a rendszer egy általános ikonnal jelzi a fájlt. Az előnézeti kép mellett jobb oldalon találod a dokumentum metaadatait és szerkesztési lehetőségeit. Itt módosíthatod a dokumentum nevét, azok kulcsszavait, összefoglalóját, feladóját és címzettjét, beállíthatod a típusát, valamint címkéket adhatsz hozzá vagy távolíthatsz el. Szintén itt kapcsolhatod be a „Fizetendőt tartalmaz” jelölőt, amennyiben a dokumentum egy kifizetendő összegről szól (például egy beérkező számla, vagy hatósági díj) – ezzel jelzed magadnak és a rendszernek, hogy az irathoz fizetési kötelezettség kapcsolódik. A dokumentum adatlapján az Általános adatok fül alatt láthatók ezek a mezők, míg a már említett Kapcsolatok fülre váltva áttekintheted, mely tranzakciókhoz és partnerhez van hozzárendelve a dokumentum.

A dokumentum megtekintő oldal jobb alsó sarkában további műveletek érhetők el az adott fájlra: innen közvetlenül letöltheted a dokumentumot a gépedre, illetve lehetőség van nyomtatásra is.

CoPilot – AI alapú feldolgozás#

A Dokumentumok modul integrált AI támogatást nyújt CoPilot formájában, amely képes a feltöltött dokumentumok tartalmának automatikus kiolvasására és értelmezésére, kategorizálása. Szöveges PDF állományok esetén a CoPilot megpróbálja a fent említett adatokat kitölteni, így neked nem kell manuálisan felvinned minden mezőt. A CoPilot futtatásához először engedélyezned kell ezt a funkciót – ezt egyszer kell megtennie egy adminisztrátornak a fiókban az első használat előtt. Ezután egy Feldolgozás indítható szűrő/gomb segítségével kilistázhatod azokat a feltöltött PDF dokumentumokat, amelyeken az AI még nem futott, és egyidejűleg több kijelölt dokumentumon is elindíthatod a feldolgozást (tömeges futtatás). A futtatás hatására a rendszer AI alapokon elemzi a dokumentumok tartalmát és kitölti a releváns mezőket.

Szűrés és keresés a dokumentumok között#

A többi tranzakciós modultól eltérően a Dokumentumok esetében nem támogatott a részletes szűrés, csak a szabadszavas keresés és az ún. gyors szűrők. A lista jobb felső sarkában dátumszűrőt találsz, mellyel a dokumentumok feltöltési dátuma szerint tudsz szűrni. A dátumszűrőben előre definiált gyors intervallumok segítenek (aktuális vagy előző év, negyedév, hónap, hét stb.), de tetszőleges egyedi dátum is beállítható.

A keresőmezőbe tetszőleges szöveget beírva alapértelmezésben minden fontos mezőben keres a rendszer (dokumentum neve, összefoglaló szöveg/leírás,  feladó, címzett, iktatószám, kulcsszavak.). Lehetőséged van azonban a keresést szűkíteni egy adott mezőre is a keresőmező melletti lenyíló opciók használatával. Kereshetsz például kizárólag iktatószám alapján, vagy csak címzettre/feladóra, illetve külön csak a kulcsszavakra, az összefoglaló szövegben, vagy éppen a dokumentum nevében előforduló kifejezésre. A szabadszavas keresés nagyban megkönnyíti a navigálást, hiszen akár egy töredékes információ (például partner neve, vagy a dokumentumon szereplő összeg) beírásával is azonnal leszűrheted a releváns dokumentumokat. Szintén gyors szűrőben találhatók dokumentum státuszokra való szűrési lehetőségek (Új, Frissült, Fizetendőt tartalmaz, Csatolva, Nincs csatolva, Feldolgozás indítható), ezekből a státuszokból a Frissült és a feldolgozás indítható szűrő, ezek CoPilothoz kapcsolódó státuszok. Gyorsszűrőből érhető el a dokumentumkategória, illetve címkeszűrés is.

Műveletek – iktatás, törlés, letöltés, címkézés#

A Dokumentumok listanézetben elérhető egy műveleti sáv, amely akkor aktiválódik, ha legalább egy dokumentumot kijelölsz a listában. Itt több műveletet is végrehajthatsz a kijelölt dokumentum(ok)ra:

• Iktatás: Az iktatás funkcióval egyedi iktatószámot rendelhetsz a dokumentumokhoz, hasonlóan a számlák iktatáshoz. Ha egyszerre több dokumentumot jelölsz ki, akár tömeges iktatást is végezhetsz rajtuk. Az iktatás indításakor a rendszer megerősítést kér (biztosan iktatod-e a kiválasztott tételeket), mivel az iktatószám kiosztása nem visszavonható művelet – utólag nem törölhető vagy módosítható. A megerősítés után a dokumentum(ok) megkapják az új iktatószámot, amely a lista nézetben is látható lesz. A dokumentumok iktatószámai külön számsorozatot alkotnak, függetlenül a számlák iktatószámaitól. Lehetőség van egyedi iktatószám prefix beállítására kifejezetten a dokumentumokhoz (a Cégbeállítások között találod ezt az opciót).

• Törlés: Kijelölt dokumentum(ok) végleges törlése a rendszerből. A törlés indításakor minden esetben megerősítést kér a program (külön figyelmeztet, ha a dokumentum valamely tranzakcióhoz csatolva van, vagy pláne több helyen csatolmányként szerepel). A törlést követően a fájl kikerül a dokumentumtárból és minden kapcsolódó helyről, ezért csak akkor használd, ha biztosan szükségtelen az adott dokumentum digitális másolata.

• Letöltés: A kijelölt dokumentumok letöltése. Egyszerre egy dokumentum tölthető le közvetlenül (ha többet jelölsz ki és indítasz letöltést, a rendszer egy tömörített ZIP fájlban fogja átadni őket). A letöltés során a fájl neve egységesített formátumban kerül mentésre, amely tartalmazza a dokumentum nevét és azonosítóját a könnyebb beazonosítás érdekében.

• Címkézés (tömeges): Lehetőséged van több dokumentum egyidejű címkézésére vagy a címkék eltávolítására. A kijelölést követően a Címkézés műveletre kattintva egy kis panelen kiválaszthatod a kívánt címkét, amelyet minden kijelölt dokumentumhoz hozzáad a rendszer. Ugyanígy, ha el szeretnél távolítani egy adott címkét a kijelöltek közül, azt is megteheted ezen a felületen. Ez a funkció segít abban, hogy utólag gyorsan rendszerezz több feltöltött dokumentumot is. (Autocímke funkció, azaz a partneralapú automatikus címkézés ebben a modulban nem használható.)

Limitációk és speciális tudnivalók#

• A Dokumentumok modul (teljes funkcionalitásával) a Multibox előfizetési csomagtól érhető el. Alacsonyabb csomagokban (Okosboxtól) is tudsz dokumentumokat csatolni partnerekhez vagy  számlákhoz, de a dedikált dokumentumkezelő felület és az ahhoz tartozó fejlett szűrési, keresési funkciók, illetve a CoPilot AI feldolgozás csak a Multibox csomagban használhatók.

• Fontos továbbá, hogy bár a QUiCK dokumentumtára biztonságos digitális tárolást nyújt, a jogszabályszerű Számlázz.hu integráción alapuló archiválás dokumentumokra nem elérhető.

• A CoPilot jelenleg csak szöveges PDF formátumú dokumentumokon működik.

• A feladó és címzett jelenleg független a partnertörzstől.

• A fizetendő összegekkel ellátott dokumentumok utalási csomagba nem helyezhetők.

Támogatott dokumentum formátumok: 

bmp

csv

dif

doc

docm

docx

email

eml

gif

jpeg

jpg

odt

pdf

png

ppt

pptx

rar

rtf

tif

txt

xls

xlsx

zip