Számla archiválás Számlaverzum szolgáltatással
Teljes papírmentesítés
Ezen az oldalon
Definíció#
A digitális archiválás a QUiCK-ben kezelt számlák — a számlaadat és a hozzájuk tartozó számlakép — jogszabályszerű, hosszú távú megőrzését jelenti. A tényleges archiválást a Számlázz.hu Számlaverzum szolgáltatása végzi; a QUiCK a folyamatban átadóként működik: a számlák metaadatait és fájljait strukturált formában, a Számlázz.hu API-ján keresztül továbbítja a Számlaverzum felé, de saját maga nem végez hitelesített megőrzést. Bejövő (költség) számláknál az átadást a felhasználó indítja; kimenő (bevétel) számláknál az archiválás automatikusan zajlik.
A funkciócsoport határa: az archiválás a számlaképpel rendelkező számlákra vonatkozik. A számlához csatolt egyéb mellékletek és a Dokumentumok modulban tárolt fájlok nem részei ennek a csatornának. A QUiCK saját dokumentumtára biztonságos digitális tárolást nyújt, de a jogszabályszerű, hitelesített archiválást kizárólag a Számlaverzum végzi — a kettő nem helyettesíti egymást.
Cél és kontextus#
A számviteli törvény szerint a vállalkozások a számláikat 8 évig kötelesek megőrizni. A digitális archiválás ezt a kötelezettséget teljesíti papírmentesen: a QUiCK és a Számlázz.hu együttes használatával a számlaadat és a számlakép hitelesített formában, hosszú távon őrződik meg — a Számlaverzum a tárgyévet követő 13 évig tárol, ami a jogszabályi minimumot kényelmesen lefedi.
A Számlaverzum a Számlázz.hu számlakezelési infrastruktúrájának az a rétege, amely az összes csatlakozott vállalkozás számára gyűjti, tárolja és visszakereshetővé teszi a számlák adatait és képeit. A munkamegosztás egyértelmű: a QUiCK-ben történik a számlák beérkeztetése, feldolgozása és az átadásra való előkészítése; a Számlaverzumban a megőrzés és az utólagos előhívás. Az eredmény: papírmentes számlaarchívum, jogszabályi megfelelés és azonnali visszakereshetőség — külön archiváló rendszer üzemeltetése nélkül.
Mikor ezt, mikor mást#
Az archiválás azoknak a vállalkozásoknak való, amelyeknél a számlamegőrzés nem elvi, hanem gyakorlati kérdés: sok bejövő számlával dolgoznak, adóellenőrzésre kell felkészülniük, vagy egyszerűen meg akarnak szabadulni a fizikai mappák tárolásától. Az archivált számlaképek és adatok a Számlázz.hu-n keresztül bármikor előhívhatók — a könyvelő közvetlenül is hozzáfér, a megőrzési kötelezettség pedig integráltan, a meglévő számlafeldolgozási folyamat részeként teljesül.
A döntési határvonal a tárolás és az archiválás között húzódik. Ha a cél az, hogy egy fájl biztonságban meglegyen és kereshető legyen, arra a QUiCK saját tárolása — a számlaképek és a Dokumentumok modul — elegendő. Ha viszont a megőrzésnek jogszabályi bizonyító erővel kell bírnia, arra kizárólag a Számlaverzum-átadás szolgál. A kettő nem fokozat, hanem két különböző funkció: az archiválatlan számla is megvan a QUiCK-ben, de a jogszabályi megőrzési kötelezettséget önmagában nem teljesíti.
Belépési pontok#
Tranzakciók → Költségek → állapotszűrő → „Számlakép átadható" — az archiválásra kész, de még át nem adott számlák listája; az átadási folyamat kiindulópontja
Számlaverzum-ikon gomb a műveleti sávban — a kijelölt számlák átadásának indítása. A gomb csak akkor aktív, ha a „Számlakép átadható" szűrő be van állítva; inaktív állapotban a tooltip jelzi, melyik szűrőt kell először bekapcsolni.
Számlaverzum-ikon a számla sorában — a sikeresen archivált számlák jelölése; a tooltip szövege: „Sikeres számlakép átadás Számlaverzum felé"
A felsorolt felületek kizárólag azoknál a cégeknél jelennek meg, amelyek aktív Számlázz.hu összekötéssel rendelkeznek. Kimenő (bevétel) számlákhoz nem tartozik átadási felület — azok archiválása automatikus.
Előfeltételek#
Infrastruktúra-szintű feltételek:
a cég össze van kötve a Számlázz.hu rendszerével;
a cég Számlázz.hu #profi előfizetési csomaggal rendelkezik — a Számlaverzum csak ebben a csomagban aktív.
Számla-szintű feltételek (minden számlára):
a számlához van csatolt számlakép (PDF, JPG vagy PNG formátumban);
a számla nem „hiányos" státuszú;
a számlán nem szerepel „Vegyes" nevű ÁFA-kód tétel;
a számlát legalább egy felhasználó legalább egyszer megnyitotta.
Belföldi számlánál emellett: a számlához NAV Online Számla adat is párosult — azaz a számla a NAV rendszeréből érkezett a QUiCK-be.
Külföldi számlánál emellett: a külföldi partner adatai teljes körűen ki vannak töltve — adószám (vagy bármilyen azonosítószám), ország, irányítószám, város és cím; egyik mező sem lehet üres. A bankszámlaszám megadása nem kötelező.
Ha bármelyik feltétel nem teljesül, a számla nem jelenik meg a „Számlakép átadható" szűrőben, és az átadás nem indítható rá.
Működés lépésről lépésre#
A folyamat két úton indul, a számla irányától függően.
Bejövő (költség) számlák — felhasználói indítású folyamat
1. Szűrés az átadható számlákra. A költségszámlák listájában az állapotszűrő „Számlakép átadható" opciója mutatja az összes archiválásra kész, de még át nem adott számlát.
2. Kijelölés. A kívánt számlák kijelölhetők egyedileg vagy az összes kijelölése opcióval.
3. Átadás indítása. A műveleti sáv Számlakép átadás Számlaverzum felé gombja indítja a folyamatot. A rendszer visszaigazolja: „Kérésedet sikeresen rögzítettük. A kiválasztott számlaképek továbbítása a háttérben ütemezetten zajlik."
4. Háttérfeldolgozás. A rendszer sorba állítja a kiválasztott számlákat, majd legkésőbb 24 órán belül — jellemzően szinte azonnal — elvégzi az átküldést a Számlázz.hu API-ján keresztül.
5. Visszaigazolás. Sikeres archiválás után a számla sorában megjelenik a Számlaverzum-ikon, és az átadás ténye az eseménynaplóba is bekerül.
6. Hibaág — ha az átadás nem sikerül. Ha a számlakép fájl átmenetileg nem érhető el, a rendszer legfeljebb 5 alkalommal, 5 perces időközönként újrapróbálkozik. Ha a Számlázz.hu azt jelzi, hogy az adott számlához már van feltöltve fájl, a rendszer a meglévőt automatikusan törli, majd feltölti az újat. Ha minden próbálkozás sikertelen, a feladat „sikertelen" státuszba kerül, és a hiba ténye az eseménynaplóba is bekerül.
Kimenő (bevétel) számlák — automatikus folyamat
Kimenő számláknál felhasználói beavatkozásra nincs szükség: ha egy Számlázz.hu-ban nyilvántartott bevételszámlához számlakép tartozik, a rendszer az archiválási feladatot automatikusan sorba állítja, amint a számlakép rendelkezésre áll. Ez a Billingo-ból érkező, de a Számlázz.hu-ban is nyilvántartott számlákra is vonatkozik: az archiválás a számlakép letöltésekor automatikusan indul.
Állapotok és állapotváltások#
Számla: átadható → átadott. A számla akkor válik átadhatóvá, amikor minden előfeltétel teljesül — és akkor válik átadottá, amikor a háttérfolyamat sikeresen továbbította a Számlaverzum felé. Az átadás nem a gomb megnyomásakor történik meg: a gomb a feladatot sorba állítja, a tényleges átküldés a háttérben, legkésőbb 24 órán belül zajlik.
Bejövő számla: az átadás nem indul el magától. A költségszámla akkor sem kerül archiválásra, ha minden előfeltétel teljesül — az átadást a felhasználónak kell elindítania. Előfeltétel-teljesülés és átadás két külön állapot.
Kimenő számla: automatikus átadás. A bevételszámla archiválása a számlakép rendelkezésre állásakor automatikusan sorba áll, felhasználói lépés nélkül.
Sikertelen átadás: a feladat „sikertelen" státuszba kerül. A számla átadható állapota nem vész el; a hiba az eseménynaplóban rögzül.
Változásfigyelés: ismételt küldés csak változásnál. A rendszer folyamatosan ellenőrzi, hogy a számla adatai vagy képe változott-e az utolsó sikeres szinkronizáció óta. Ha nem változtak, újabb adatküldés nem indítható. Ha változtak, az újraküldésnél a Számlaverzumban lévő korábbi fájlt a rendszer törli és az újat tölti fel.
Eseménynapló. Az átadás ténye és a sikertelen átadás egyaránt eseménynapló-bejegyzést kap.
Limitációk és specialitások#
Az archiválás felelősségi határa: a QUiCK átadó — a tényleges, hosszú távú megőrzés és a tárgyév + 13 éves tárolási garancia a Számlázz.hu Számlaverzum szolgáltatásához kötődik, nem a QUiCK rendszeréhez.
Bejövő számlák nem archiválódnak automatikusan: költségszámláknál az átadás gomb megnyomása nélkül az archiválás nem indul el, akkor sem, ha minden előfeltétel teljesül.
Számlaverzum-függés: az archiválás kizárólag aktív Számlázz.hu összekötéssel és #profi előfizetési csomaggal működik — enélkül az archiválási felületek meg sem jelennek a QUiCK-ben.
Csatolmányok nem archiválódnak: a számlához csatolt egyéb mellékletek (nem a számlakép) nem kerülnek átadásra ezen a csatornán.
Dokumentumok modul: a Dokumentumok modulban tárolt fájlok jogszabályszerű, Számlázz.hu integráción alapuló archiválása jelenleg nem elérhető.
„Vegyes" ÁFA-kód: a „Vegyes" ÁFA-kód tételt tartalmazó számla nem adható át — az ilyen számlát az átadás előtt tételes ÁFA-kódokra kell javítani.