Dokumentum- és számlaiktatás
Ezen az oldalon
Definíció#
Az iktatás a QUiCK-ben egyedi, sorszám-folytonos iktatószám kiosztását jelenti egy dokumentumra vagy egy költségszámlára. Az iktatószám kiadása tudatos, felhasználói döntéshez kötött lépés — és visszavonhatatlan: az egyszer kiosztott iktatószám utólag nem törölhető és nem módosítható. A művelet egyedileg és tömegesen is végrehajtható.
A funkciócsoport két elemtípuson működik, amelyeket a QUiCK külön kezel: a dokumentumon (általános irat — szerződés, szállítólevél, bankszámlakivonat, hatósági értesítés) és a költségszámlán (bejövő szállítói számla). A két típus eltérő feldolgozási logikán és állapotmezőkön alapul, és egymástól független iktatószám-sorozatot alkot — de az iktatás alapelve mindkettőnél azonos: a rendszer feldolgoz, a felhasználó pedig kiad egy visszavonhatatlan azonosítót. Bevételi (kimenő) számla nem iktatható — az iktatás hatóköre a beérkező iratokra terjed ki.
Cél és kontextus#
Az iktatás a nyilvántartás hitelességének az eszköze. A cégfiókba több csatornán érkeznek fájlok — e-mailben, feltöltéssel, integrációból —, és a puszta tárolás önmagában nem garantálja, hogy egy irat utólag azonosítható, visszakereshető és a könyvelési, jóváhagyási vagy archiválási folyamatba vonható legyen. Az iktatószám ezt a garanciát adja: minden fontos gazdasági esemény dokumentuma egyedi, folytonos sorszámú azonosítót kap, amely alapján az irat léte és sorrendje utólag is igazolható.
A sorszám-folytonosság a lényeg, nem formalitás: a folytonos sorozat teszi az iktatást audit-képessé, mert a kihagyás vagy a duplikáció azonnal látszik. Ugyanezért visszavonhatatlan a kiosztás — egy törölhető iktatószám nem bizonyít semmit.
Mikor ezt, mikor mást#
Az iktatás akkor indokolt, ha az iratkezelésnek bizonyító erejűnek kell lennie — ha nem elég, hogy a fájl megvan, hanem az is számít, hogy mikor, milyen sorrendben került a nyilvántartásba. Könyvelési előkészítésnél a beérkező költségszámlák, teljesítési igazolások és bizonylatok iktatása teremti meg a hivatkozási alapot; hibrid archiválást végző cégeknél az iktatószám a kapocs a digitális és a fizikai iratkezelés között; adminisztrációs munkában a tömeges iktatás nagy állományok egyszerre történő rendszerezését teszi lehetővé.
Nem az iktatás a megfelelő eszköz, ha a cél csak a keresés és a csoportosítás: arra a címkézés, a dokumentumkategóriák és a szabadszavas keresés való — ezek szabadon módosíthatók, az iktatószámmal ellentétben. Az iktatás nem rendszerezési, hanem hitelesítési lépés; ami átmeneti vagy bizonytalan, azt nem érdemes iktatni, mert a kiosztott sorszám nem vehető vissza.
Belépési pontok#
Dokumentumok modul → listanézet → műveleti sáv → Iktatás — a kijelölt dokumentum(ok) iktatása; a műveleti sáv legalább egy elem kijelölésekor aktiválódik
Tranzakciók → Költségek → számla nézet → műveleti sáv → Iktatás — a kijelölt költségszámlá(k) iktatása; tömeges iktatáshoz több elem jelölhető ki
Iktatottsági szűrő — mindkét listanézetben szűrhető, hogy egy elem kapott-e már iktatószámot; tömeges iktatás előtt ezzel állítható elő tisztán iktatatlan kijelölés
Cégbeállítások — az iktatószám-prefix és a sorszámláló aktuális értéke; a prefix dokumentumokra és számlákra külön-külön konfigurálható
Előfeltételek#
Iktatási jogosultság. Az iktatáshoz Iktatási jogosultság szükséges; enélkül a műveleti sávban az Iktatás opció nem jelenik meg. A jogosultságot a cég adminisztrátora osztja ki a felhasználói szerepkörök beállításánál, a Cégbeállításokban.
Dokumentumok modul. A dokumentumiktatáshoz a Dokumentumok modul szükséges. A költségszámlák iktatása a modultól függetlenül elérhető.
Prefix-beállítás. Az iktatószám-prefix tetszőleges szöveg lehet (pl. „A", „B", „2024"), és elemtípusonként — dokumentumra és számlára — külön adható meg. Egyszerre csak egy prefix lehet érvényben elemtípusonként. Ha a prefix megváltozik, a sorszámláló újraindul — a korábbi sorozat folytonossága megszakad. A prefixet ezért az iktatás megkezdése előtt kell véglegesíteni.
Működés lépésről lépésre#
1. Elemek kijelölése. A Dokumentumok modul vagy a Költségek listanézetében legalább egy elem kijelölendő; a kijelölés aktiválja a műveleti sávot. Tömeges iktatás előtt érdemes az iktatottsági szűrővel az iktatatlan elemekre szűrni, hogy a kijelölésbe ne kerüljön már iktatott elem.
2. Iktatás indítása és megerősítés. A műveleti sáv Iktatás gombja indítja a folyamatot. A rendszer megerősítést kér, mert az iktatószám kiosztása visszavonhatatlan — utólag nem törölhető és nem módosítható. A megerősítés előtt érdemes ellenőrizni, hogy pontosan a szándékolt elemek vannak kijelölve.
3. Iktatószám generálása. A megerősítés után a rendszer ellenőrzi az iktatási jogosultságot, majd generálja és menti az iktatószámot a Cégbeállításokban rögzített prefix és a sorszámláló aktuális értéke alapján. Az iktatószám megjelenik a listanézetben, a sorszámláló eggyel növekszik.
4. Eseménynapló. Az iktatásról eseménynapló-bejegyzés készül: ki, mikor, mit iktatott.
5. Tömeges iktatás — mindent vagy semmit. Tömeges iktatásnál a rendszer egyetlen blokkban dolgozik: vagy minden kijelölt elem iktatása sikerül, vagy egyik sem — részleges eredmény nem lehetséges. Ha a kijelölésben már iktatott elem szerepel, a teljes blokk meghiúsul: egyetlen elem sem kap iktatószámot, és a sorszámláló nem változik. Ilyenkor az iktatottsági szűrővel leválogatott, tisztán iktatatlan kijelöléssel a művelet újraindítható.
Állapotok és állapotváltások#
Elem: iktatatlan → iktatott. A váltás a megerősítés utáni sikeres generáláskor történik — nem a kijelöléskor és nem az Iktatás gomb megnyomásakor. Az iktatott állapot végleges: visszaút nincs.
Iktatószám: kiosztás után változatlan. Az iktatószám utólag nem törölhető, nem módosítható és nem osztható ki újra másik elemre.
Sorszámláló: minden sikeres iktatásnál eggyel nő. A dokumentumok és a számlák sorszámlálója két független sorozat — akkor is, ha azonos a prefixük. A két sorozat egymástól függetlenül növekszik; egy dokumentum-iktatószám és egy számla-iktatószám formailag egyezhet, de nem ugyanahhoz a sorozathoz tartozik.
Tömeges iktatás: atomi művelet. Ha a kijelölésben már iktatott elem van, a teljes blokk meghiúsul — egyetlen elem állapota sem változik, a sorszámláló nem lép.
Prefix-váltás: a sorszámláló újraindul. A prefix módosítása a már kiosztott iktatószámokat nem érinti, de az új prefixhez tartozó számozás elölről indul — a korábbi sorozat lezárul, a folytonosság a régi és az új sorozat között nem áll fenn.
Limitációk és specialitások#
Az iktatószám visszavonhatatlan: kiosztás után nem törölhető és nem módosítható; a rendszer minden esetben megerősítést kér a végrehajtás előtt.
Bevételi számla nem iktatható: az iktatás hatóköre szándékosan a beérkező iratokra — dokumentumokra és költségszámlákra — terjed ki; a kimenő számlák iktatása nem tervezett funkció.
Elemtípusonként egyetlen prefix: dokumentumokra és számlákra külön prefix adható meg, de típusonként egyszerre csak egy lehet érvényben. A prefix megváltoztatásakor a sorszámláló újraindul, a számozás folytonossága megszakad.
Független sorozatok: a dokumentumok és a számlák iktatószámai külön számsorozatot alkotnak azonos prefix mellett is — a két típus iktatószámai nem keverhetők és nem vonhatók össze egy sorozatba.