Költségszámla és dokumentum közötti konvertálás
„Ha jó fájl került rossz helyre”
Ezen az oldalon
Definíció#
A konvertálás a QUiCK korrekciós művelete, amellyel egy feltöltött fájlból új rekord hozható létre a másik modulban: költségszámlából dokumentum, illetve dokumentumból költségszámla. A konvertálás nem áthelyezés és nem típusváltás: a QUiCK az eredeti fájlból új entitást hoz létre a célmodulban, majd az eredeti rekordot törli. A művelet nem visszavonható, és a forrásrekord üzleti adatai nem kerülnek át az új rekordra.
A funkciócsoport határa: a konvertálás kizárólag a költségszámlák és a dokumentumok között működik, mindkét irányban. Bevételekhez kapcsolódó átalakítás — dokumentumból bevétel, bevételből költségszámla, bevételtípusok közötti váltás — nem része a folyamatnak.
Cél és kontextus#
A számlák és dokumentumok több csatornán kerülhetnek a QUiCK-be: e-mailben, manuális feltöltéssel, böngészőbővítményen vagy publikus API-n keresztül. A beérkezés során előfordulhat, hogy egy fájl nem oda kerül, ahol a felhasználó ténylegesen kezelni szeretné — például egy számlakép dokumentumként lett feltöltve, vagy egy nem számla típusú irat a költségszámlák közé érkezett. A konvertálás erre ad kontrollált megoldást: nem kell törölni és újra beküldeni a fájlt, hanem a meglévő feltöltésből új rekord hozható létre a megfelelő modulban.
A QUiCK következetesen a „Konvertálás" kifejezést használja, mert a folyamat során nem a meglévő rekord típusa változik meg, hanem új rekord jön létre a céloldalon. A feltöltött fájl és az eredeti beküldési forrás megmarad; a korábbi üzleti adatok, kapcsolatok és eseménynapló-bejegyzések nem kerülnek át.
Mikor ezt, mikor mást#
A konvertálás akkor a megfelelő eszköz, ha maga a feltöltött fájl megfelelő, de a QUiCK-ben rossz típusú elemként szerepel. Elsősorban adminisztrációs hibák javítására szolgál, ezért egyedi műveletként érhető el — tömegesen nem indítható.
Nem ez a megfelelő eszköz, ha a fájl maga hibás vagy felesleges — ilyenkor a rekord törlése a helyes művelet. Ha a rekord típusa megfelelő, csak az adatai pontatlanok, akkor a rekord szerkesztése a megoldás, nem a konvertálás.
Belépési pontok#
Költségszámla részletező oldal és Hiányos számla részletező oldal — a számlakép alatti hárompontos menü, Konvertálás dokumentummá akció
Dokumentum részletező oldal — a dokumentum előnézete alatti hárompontos menü, Konvertálás költségszámlává akció
A konvertálás kizárólag részletező oldalról indítható; listanézetből vagy tömeges műveletként nem érhető el. A funkció ritkább, korrekciós műveletnek számít, ezért a hárompontos menüben kap helyet.
Előfeltételek#
A konvertálási akció csak akkor jelenik meg, ha minden feltétel teljesül. Ha bármelyik feltétel hiányzik, a QUiCK nem inaktív gombot mutat, hanem egyáltalán nem jeleníti meg a konvertálási lehetőséget.
Minden iránynál szükséges:
a felhasználó törölhesse a forrásrekordot;
a felhasználó hozzáférjen a célmodulhoz;
a számla vagy dokumentum konvertálható állapotban legyen.
Költségszámla → dokumentum iránynál: a művelet feldolgozatlan és hiányos számlákon használható; az iktatás önmagában nem kizáró ok. Feldolgozott vagy exportált státuszú számlákon a konvertálás nem érhető el, és nem indítható olyan integrációból létrehozott számlaképen sem, amelynél a törlés sem engedélyezett.
Dokumentum → költségszámla iránynál: a dokumentum fájlformátuma legyen támogatott a normál számlafeltöltési folyamatban. A dokumentum beküldési csatornája nem korlátoz: e-mailből, manuális feltöltésből, böngészőbővítményből és publikus API-ból érkezett dokumentum egyaránt konvertálható. Az iktatás ebben az irányban sem akadály.
Működés lépésről lépésre#
1. Indítás. A felhasználó a részletező oldalon a hárompontos menüből elindítja a konvertálást (Konvertálás dokumentummá, illetve Konvertálás költségszámlává).
2. Figyelmeztetés. A QUiCK figyelmeztetést jelenít meg: a feltöltött fájlból új rekord jön létre; a jelenlegi adatok, kapcsolatok és eseménynapló nem kerülnek megőrzésre; a konvertálás nem visszavonható. Dokumentum → költségszámla iránynál a figyelmeztetés azt is tartalmazza, hogy a rendszer újra megpróbálja felismerni a számla adatait.
3. Új rekord létrehozása és az eredeti törlése. Sikeres konvertáláskor a QUiCK létrehozza az új rekordot a célmodulban, majd törli az eredeti rekordot. A törlés csak akkor történik meg, ha az új rekord sikeresen létrejött.
4. Átirányítás az új rekordra. A felhasználó az új rekord oldalára kerül.
Költségszámla → dokumentum iránynál az új dokumentum tovább szerkeszthető és menthető.
Dokumentum → költségszámla iránynál a fájl bekerül a normál számlafeldolgozási folyamatba, és a rendszer elindítja a felismerést. A számla kezdetben feldolgozás alatt állhat, majd a felismerés után szerkeszthető és menthető. Belföldi számla esetén, ha van megfelelő NAV-adat, a szokásos NAV adatpárosítás is megtörténhet.
5. Eseménynapló az új rekordon. Az új rekord eseménynaplójában új életút indul: például Dokumentum létrehozva bejegyzés „számlából konvertálva" forrással, illetve Számla létrehozva bejegyzés „dokumentumból konvertálva" forrással. A korábbi rekord eseménynaplója a felületen nem folytatódik az új rekord alatt.
6. Hibaág — ha a konvertálás sikertelen. Sikertelen konvertálás esetén az eredeti rekord változatlanul megmarad, és a felhasználó hibaüzenetet kap. Ilyenkor a művelet újraindítható.
Állapotok és állapotváltások#
Forrásrekord: létező → törölt. A törlés a sikeres konvertálás pillanatában történik — nem az indításkor és nem a figyelmeztetés megjelenésekor. Ha az új rekord nem jött létre, a forrásrekord nem törlődik.
Új rekord: új azonosítóval jön létre. Az új rekord nem örökli a forrásrekord üzleti adatait: nem kerülnek át a címkék, kapcsolatok, könyvelési adatok, megjegyzések és a korábbi eseménynapló-bejegyzések.
Fájl és beküldési forrás: megmarad. A feltöltött fájl változatlan, és a rendszer megőrzi az eredeti beküldési forrást.
Dokumentum → költségszámla: feldolgozás alatt → felismert. Az új számla a felismerés lefutásáig feldolgozás alatt állhat; a felismerés és a NAV adatpárosítás eredményeként megjelenő számlaadatok újonnan megállapított adatok, nem a dokumentumból átvitt mezők.
Visszaállítás: nincs. A konvertálás nem visszavonható; visszaút csak egy újabb, ellenkező irányú konvertálással lehetséges, amely szintén új rekordot hoz létre, adatátvitel nélkül.
Sikertelen konvertálás: állapotsemleges. A hibára futó művelet a forrásrekord állapotát nem változtatja meg.
Limitációk és specialitások#
A konvertálás visszavonhatatlan: az új rekord új azonosítóval jön létre, a forrásrekord üzleti adatai (címkék, kapcsolatok, könyvelési adatok, megjegyzések, eseménynapló) nem öröklődnek.
Csak költségszámla ↔ dokumentum irányban működik: bevételekhez kapcsolódó konvertálás (dokumentumból bevétel, bevételből költségszámla, bevételtípusok közötti váltás) jelenleg nem elérhető.
Tömeges konvertálás nem indítható: a művelet kizárólag egyedi, részletező oldali akcióként érhető el.
Feldolgozott és exportált számla nem konvertálható: a költségszámla → dokumentum irány csak feldolgozatlan és hiányos számlákon érhető el.
Adat-újramegállapítás: dokumentum → költségszámla iránynál egyes számlaadatok a felismerés vagy a NAV adatpárosítás eredményeként újra megjelenhetnek, de ezek újonnan megállapított adatok, nem a dokumentumból átvitt mezők.