Pulzus

Cél és kontextus

A Pulzus nézet célja, hogy a cég pénzügyeiről és kötelezettségeiről valós idejű, átfogó képet adjon. Ezzel a vállalkozás vezetője vagy pénzügyese anélkül juthat létfontosságú információkhoz, hogy külön jelentéseket kellene összeállítania vagy könyvelői kimutatásokra várnia. A Pulzus a QUiCK kontrolling funkcióinak egyik központi eleme: valós idejű ÁFA-pozíciót, rövid távú (30 napos) likviditási tervezést, aktuális eredménykimutatást és cash-flow áttekintést biztosít.

Funkciók

• Interaktív időszakos grafikonok: A Pulzus egy idősoros diagramot kínál, amely interaktív módon mutatja be a cég bevételeinek és kiadásainak alakulását. A grafikon általában az adott év hónapjaira lebontva ábrázolja a fő pénzügyi kategóriákat, úgymint a bevételeket (árbevételek), valamint a kifizetett összegeket külön bontva – például költségek (fizetett kiadások), bérkifizetések (fizetett bérek) és adó kifizetések (fizetett adók). Emellett jelöli a fizetendő (még ki nem fizetett) tételeket is, így egyetlen diagramon követhető nyomon a vállalkozás pénzáramlása és eredménye. Az interaktivitás révén az egyes adatsorokra rá lehet szűrni vagy föléjük húzva az egeret pontos értékek olvashatók le, segítve az adatok mélyebb elemzését.Bevételek és kiadások teljesítési idő szerinti összesítése: A Pulzus minden kimutatása teljesítési szemléletű. Ez azt jelenti, hogy a vevői (bevétel) és szállítói (költség) tételek a számlák teljesítési dátuma alapján, nettó összegben kerülnek összesítésre. Így az adott időszak pénzügyi eredménye pontosabban tükrözi a vállalkozás teljesítményét, hiszen nem a kifizetések időpontjához, hanem a gazdasági esemény megtörténtéhez igazodik. Nettó/Bruttó nézet: A Pulzus felületén átváltható, hogy a megjelenített összegek nettó vagy bruttó módon legyenek láthatók. Ezzel a kapcsolóval a felhasználó eldöntheti, hogy az adatokat áfa nélkül (nettó értéken) vagy áfával együtt (bruttó értéken) szeretné megtekinteni, attól függően melyik hasznosabb számára az elemzéshez.

• Bankszámla egyenlegek konszolidáltan: Amennyiben a vállalkozás él az Autokassza banki integráció lehetőségével, a Pulzus felületen megjelennek a bankszámla egyenlegek is, mégpedig összesítve. A rendszer képes több összekötött bankszámla aktuális egyenlegét együttesen megjeleníteni, így a felhasználó egyetlen pillantással láthatja, mennyi pénz áll rendelkezésre összesen a cég számláin. (Több bankszámla esetén a részletek is megtekinthetők, de a Pulzus elsődlegesen a teljes egyenleg összképét mutatja.)

• ÁFA-pozíció (ÁFA Live kártya): A Pulzus részeként egy külön ÁFA-pozíció kártya mutatja, hogy az aktuális adóidőszakban várhatóan mennyi fizetendő vagy visszaigényelhető áfája van a cégnek. A cégprofilban beállított áfa-fizetési gyakoriság (havi, negyedéves vagy éves) határozza meg, hogy milyen periódusra vonatkozóan számolja a rendszer az ÁFA-pozíciót, és ennek megfelelően frissülnek a kártya értékei. Az ÁFA-pozíció valós időben, a QUiCK-ben rögzített kimenő és bejövő számlák adatai alapján kerül kiszámításra, így folyamatosan látható, mekkora összegű áfafizetési kötelezettségre kell számítani vagy mekkora a túlfizetés. (Fontos megjegyzés: az ÁFA-pozíció számítás részleteit és korlátait lásd lent a Limitációknál.)

• Korosított vevői kintlévőség: A Pulzusban lehetőség van a vevőkövetelések (vevői tartozások) részletes áttekintésére is. A rendszer megmutatja az összes kintlévő vevőszámlát, és korosítva, azaz lejárati idejük szerint csoportosítva jeleníti meg, mely követelések hány napja jártak le. Egy úgynevezett Behajtás kártya listázza a ki nem fizetett vevői számlákat, azok fizetési határidejét, illetve hogy hány napja lejártak – feltéve, hogy a számlák fizetettségi állapota követve van a rendszerben. Ez a funkció segít prioritást adni a kinnlevőségek behajtásának, mivel azonnal látszik, mely partnerek tartoznak és mióta.

• Letölthető grafikonok: A Pulzusban található grafikonok mindegyike exportálható, letölthető képi formátumban. A felhasználó egy kattintással letöltheti a diagramokat (pl. PNG formátumban), ha azokat prezentációban, jelentésben szeretné felhasználni, vagy egyszerűen elmentené későbbi összehasonlítás céljából. Ez megkönnyíti az adatok megosztását a csapaton belül vagy a könyvelővel.

Műveletek, műveleti sáv

A Pulzus egy megfigyelő (dashboard) nézet, nem pedig lista, így nem rendelkezik hagyományos műveleti sávval vagy tömeges művelet funkciókkal. Nem lehet például tételeket kijelölni és műveleteket (törlés, export stb.) végezni, mint a tranzakciós listákban – egyszerűen azért, mert a Pulzusban nincs ilyen jellegű lista.

Szűrési lehetőségek

A Pulzus egy megfigyelő (dashboard) nézet, nem pedig lista, így nem rendelkezik hagyományos műveleti sávval vagy tömeges művelet funkciókkal. Nem lehet például tételeket kijelölni és műveleteket (törlés, export stb.) végezni, mint a tranzakciós listákban – egyszerűen azért, mert a Pulzusban nincs ilyen jellegű lista.

Limitációk és specialitások

• Rögzített időtáv az eredménykártyán: A Működés eredménye gyorskártya mindig az aktuális évre vonatkozó összesített adatokat mutatja (év elejétől a mai napig számított bevétel, kiadás, eredmény). Ez fix beállítás; jelenleg nincs mód az eredmény gyorskártyát más időtávra (pl. előző év) átteni, még akkor sem, ha az időszakváltóval a Pulzus többi része esetleg az előző periódust mutatja.

• Időszaktól független tartozások: A Tartozások gyorskártya (ami a vállalkozás összes kötelezettségét jelzi) időszaktól függetlenül jelenik meg, azaz mindig a pillanatnyilag fennálló tartozások összegét mutatja.

• ÁFA-pozíció becslés korlátai: A Pulzusban látható ÁFA-pozíció csupán egy becsült érték, nem tekinthető hivatalos könyvelési adatnak. Mivel a QUiCK nem könyvelőprogram, a kijelzett áfaösszeg eltérhet a könyvelő által számított értéktől – az ÁFA-pozíció inkább nagyságrendi tájékoztatást szolgáltat. Bizonyos speciális eseteket a rendszer nem kezel teljes körűen: például ha van le nem vonható áfatartalmú költségszámla, vagy külföldi ügyletek utáni áfakötelezettség, illetve ha a vállalkozás tevékenységei között vannak adómentes és adóköteles tevékenységek vegyesen (ilyenkor a levonható vs. nem levonható áfát szét kellene osztani) – ezekben az esetekben a QUiCK kalkulációja pontatlan lehet.

• Vevői kintlévőség adatok feltétele: A behajtás/kintlévőség funkció csak akkor tud pontos képet adni, ha a számlák fizetettségi adatai naprakészek. Ez azt jelenti, hogy a felhasználónak vagy a számlázóprogram integrációnak jeleznie kell a QUiCK felé, mely számlák lettek kifizetve. Ha ez elmarad, a rendszer nem tudja megállapítani, mely vevőszámlák vannak késedelemben. Számlázz.hu vagy Billingo integráció esetén a fizetettségi információk automatikusan szinkronizálódnak, így a behajtás kártya megfelelően működik. Enélkül a kintlévőségek kezelése korlátozott: minden kimenő számla kifizetetlenségét manuálisan kellene nyomon követni.

• Előrejelzés időtáv: A pénzeszköz-előrejelző grafikon jelenleg körülbelül 30 napos időtávra ad betekintést a jövőbeni egyenleg alakulásába. Fontos továbbá, hogy az előrejelzés csak a QUiCK-ben rögzített (és határidővel ellátott) tételekre épít.

• A bankszámla egyenlegek kizárólag autokassza kapcsolatok esetén pontosak és adatpontosságuk ekkor is függhet a harmadik feles szolgáltatók adatminőségétől, illetve a banki elszámolási technikáktól.

• Bár konszolidált pénzeszközökben a házi pénztárat is felsoroljuk, jelenleg a házi pénztár mozgások kizárólag a készpénzes számlák “könyvelése” alapján számítódnak, semmilyen egyéb technikai tételt pl. befizetés, kifizetés nem kezelünk, ezért a házi pénztár egyenlege jelentősen eltérhet a valódi egyenlegtől. A kapcsolódó Pulzus dashboard ezért csak akkor pontos, ha az adott időszakban a házi pénztár egyenlegét beállítod a pénzeszközöknél.