Haladó könyvelési mód
Ezen az oldalon
Definíció#
A haladó könyvelési mód a QUiCK cégszintű funkciócsomagja, amely a számlák könyvelési előkészítésének teljes folyamatát a QUiCK-be helyezi: a kontírozáshoz szükséges adatok — főkönyvi szám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, munkaszám, elszámolási időszak — közvetlenül a számlán rögzíthetők, majd exportfájllal vagy automatikus szinkronnal kerülnek át a könyvelőprogramba. A QUiCK partnerenként megjegyzi a megadott kontíradatokat, és a partner következő számlájánál automatikusan felajánlja őket — a visszatérő szállítói számlák feldolgozása így akár 60–70%-kal gyorsítható.
A funkciócsoport határa: a haladó mód a QUiCK-ben kezelt számlák könyvelési előkészítésére vonatkozik. Nem azonos az alap móddal, amelyben a QUiCK digitális számlatárként működik (gyűjt, bizonyos feltételek mellett archivál, megjelenít) — a haladó mód erre az alapra épít, és hozzáadja a kontírozást, a könyvelési státuszkezelést, az exportot és a könyvelőprogram-integrációkat.
Cél és kontextus#
A jó minőségű digitális könyvelés jó minőségű anyagátvétellel kezdődik. A hagyományos folyamatban a számlák több csatornán, hiányosan és rendezetlenül érkeznek a könyvelőhöz, aki ugyanazt az anyagot kétszer dolgozza fel: egyszer összegyűjti és értelmezi, majd kézzel rögzíti a könyvelőprogramban. A haladó könyvelési mód ezt a kettős munkát szünteti meg.
A kontírozás ott történik, ahol a számla már eleve rendezett állapotban van: a QUiCK egy helyre gyűjti a számlákat, automatikusan párosítja őket NAV-adatokkal és számlaképekkel, és ugyanazon a felületen rögzíthetők a könyvelési adatok is. Az átadás a könyvelőprogram felé strukturált adatként történik — nem dokumentumkupacként, nem párhuzamos levelezésben, nem kézi újrarögzítéssel. A vállalkozó és a könyvelő ugyanazon az adatállományon dolgozik, mindkettő a saját szerepében: a vállalkozó beküldi és látja a számláit, a könyvelő előkészíti és átadja őket.
Mikor ezt, mikor mást#
A haladó mód értéke a feldolgozás ismétlődéséből fakad. A partner-alapú javaslat miatt minden feldolgozott számla a következő feldolgozását gyorsítja: a visszatérő szállítói számláknál a kontírozás jóváhagyássá egyszerűsödik. Ezért a funkció azoknak éri meg, akik folyamatosan, ismétlődő partnerkörrel dolgoznak — könyvelőirodáknak több ügyfél anyagán, cégeknek a saját számlaforgalmukon.
A haladó könyvelési mód egyben a QUiCK MCP szerveren keresztüli, AI-asszisztált könyvelés adatalapja. A kontíradatok, ÁFA-kategóriák, főkönyvi számok és címkék az MCP szerveren keresztül programozottan is olvashatók és írhatók, így egy AI-asszisztens (például Claude) képes a feldolgozatlan számlák áttekintésére, kontírozási javaslatok elkészítésére vagy a besorolások elvégzésére — a felhasználó által meghatározott szabályok és jóváhagyási pontok mellett. A haladó mód így a manuális kontírozástól a javaslatalapú feldolgozáson át a közel autonóm könyvelési előkészítésig terjedő skálát fedi le; a Feldolgozott státuszra állítás és a könyvelőprogram felé történő átadás kontrollja minden fokozaton a könyvelést végző személynél marad.
A választóvonal az alap móddal szemben nem a cég mérete, hanem a szándék: az alap mód a számlák tárolásának és láthatóságának a rétege, a haladó mód a könyvelési munkáé. Amíg a cél az, hogy a számlák egy helyen, rendezetten meglegyenek, az alap mód elegendő. Amint az anyagot könyvelőprogramba is át kell adni — és ezzel megjelenik a "mi van már feldolgozva, mi vár feldolgozásra" kérdés —, a haladó mód a válasz: ez adja hozzá a státuszfegyelmet és az átadási csatornát. Egyedi kivételek kezelésére nem kell a módot elhagyni: ha egy adott számlával a könyvelésnek nem kell foglalkoznia, arra a „Kizárás a könyvelésből" jelölő szolgál.
Belépési pontok#
A haladó könyvelési mód nem egyetlen menüpont, hanem a számlák meglévő felületein megjelenő réteg. A napi munka egyetlen körforgásban zajlik — a lista adja a munkakészletet, a szerkesztő a feldolgozást, az export a lezárást:
Tranzakciók → Költségek → Feldolgozatlan gyorsszűrő — a munkakészlet: azok a számlák, amelyekhez még nem adtak meg könyvelési adatokat. Ez a haladó mód napi kiindulópontja.
Számlaszerkesztő — a feldolgozás helye: egyedi számla megnyitásakor itt jelenik meg az összesítő blokk és a könyvelési adatmezők (kontírszám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, munkaszám, elszámolási időszak, jelölők).
Export ikon a számlalistában — a lezárás: a feldolgozott számlák átadása a könyvelőprogram felé. Az ikon csak a Feldolgozott gyorsszűrő aktív állapotában él — az export munkakészlete a már feldolgozott állomány.
Cégbeállítások → API tokenek (a szervezet neve melletti fogaskerék ikon, az oldal alján) — a könyvelőprogram-integráció és az MCP-hozzáférés technikai kapuja: itt generálható a kapcsolathoz szükséges token.
QUiCK MCP szerver — programozott belépési pont: a könyvelési adatok AI-asszisztensből olvashatók és írhatók, a felületi munkafolyamattal párhuzamosan.
Előfeltételek#
Aktiválás az ügyfélszolgálaton keresztül. A haladó könyvelési mód alaphelyzetben nincs bekapcsolva; cégszintű beállítás, amelyet az ügyfélszolgálat aktivál. Az aktiválás a hello@riport.app címen kérhető, az érintett cég megjelölésével. Az aktiválás során az ügyfélszolgálat technikai beállításokat végez a cég fiókjában: egyszer használatos API kulcsot generál a Cégbeállítások között a számlatükör és az ÁFA-kategória lista importálásához. Ehhez az érintett céghez adminisztrátori jogosultságra feljogosító meghívót kell küldeni a hello@riport.app címre.
Audit XML / számlatükör betöltése (opcionális, de javasolt). Ha a könyvelőprogram tartalmaz számlatükröt, azt az ügyfélszolgálat tölti be a QUiCK-be — ezután a kontírszámok legördülő listából választhatók, gépelés helyett. Támogatott források:
Kulcs-Soft: Adatszolgáltatás → Audit XML export
RLB: Könyvelés → Audit XML letöltése
NOVITAX: Szerviz → Exportok → Magyar Könyvvizsgálói Kamara Adatexport
ÁFA-gyűjtő kódok beállítása. A használt ÁFA-gyűjtők egyszeri megadása szükséges ahhoz, hogy az exportfájl helyesen képezze le az ÁFA-kategóriákat. Ha a könyvelőprogram automatikus szinkronnal rendelkezik, erre nincs szükség; egyéb esetben az ügyfélszolgálat segít. Az ÁFA-kategóriákat az ügyfélszolgálat által biztosított minta alapján kell megadni a sikeres beolvasás érdekében.
Állományrendezés az induláshoz (ajánlott). A haladó mód akkor indul tisztán, ha a Feldolgozatlan lista valóban csak a feldolgozandó számlákat tartalmazza. A más rendszerben már lekönyvelt vagy a haladó módban nem kezelendő számlákat érdemes az aktiválás előtt tömegesen Feldolgozott státuszba állítani, majd az aktiválás után „könyvelői export" opcióval tömegesen exportálni — így Exportált státuszba kerülnek, és nem keverednek az élő munkakészletbe.
Jogosultság. A könyvelési státuszok kezeléséhez könyvelői jogosultság szükséges. Adminisztrátorok is kezelhetik ezeket, ha a jogosultságoknál nincs bepipálva a „Számla könyvelés elrejtése" opció.
Automatikus szinkronnal rendelkező könyvelőprogramok:
NetAccounting — költségszámla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron
SmartBooks — költségszámla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron
IMA ERP — költségszámla, ÁFA-kategória és számlatükör szinkron
Novitax — költségszámla szinkron
Revolution deep.erp — költségszámla szinkron
Működés lépésről lépésre#
1. Munkakészlet listázása. A Tranzakciók → Költségek menüpontban a Feldolgozatlan gyorsszűrő mutatja azokat a számlákat, amelyekhez még nem adtak meg könyvelési adatokat, és nincsenek Feldolgozott státuszban.
2. Számla megnyitása, összesítő blokk. A számlaszerkesztő összesítő blokkja három rétegből áll össze: az automatikusan felismert adatokból (OCR és/vagy NAV-adat), a korábban manuálisan megadott adatokból, és — ha az adott partnertől volt már feldolgozott számla — a rendszer által felajánlott legutóbbi könyvelési beállításokból.
3. Könyvelési adatok megadása vagy ellenőrzése. A kitöltendő, illetve ellenőrizendő mezők:
Kontírszám (főkönyvi szám) — a gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számlaszám; betöltött számlatükör esetén legördülő listából választható;
ÁFA-kontírszám — az ÁFA könyvelési számlaszáma;
ÁFA-kategória — pl. levonható 27%-os;
Munkaszám (opcionális) — számlaszintű és tételszintű, maximum 80 karakter, meglévő listából választható; a számlán megmarad akkor is, ha a munkaszámot később törlik a törzsadatokból;
Elszámolási időszak (opcionális) — bizonyos esetekben automatikusan szinkronizálódik, bármikor megadható;
Partnerhez kapcsolódó jelölések — fordított adózás, pénzforgalmi adózás;
„További könyvelési teendő" jelölés (opcionális) — megjegyzéssel kiegészíthető emlékeztető, ha a számlával a későbbiekben még foglalkozni kell.
4. A partner-alapú javaslat működése. Ha az adott partnertől volt már feldolgozott számla, a rendszer a partner legutolsó feldolgozott számlájának könyvelési adatait ajánlja fel. Ez determinisztikus másolás, nem mesterséges intelligencia: mindig a legutolsó számla adatai kerülnek előre. A kontírszám, az ÁFA-kategória, a munkaszám és a számlához rendelt autocímkék is másolódnak. A javaslat manuálisan felülírható; ha a felhasználó módosítja az adatokat, a következő számlánál már a módosított adatok szerepelnek javaslatként.
5. Feldolgozottra állítás. A számlaszerkesztő alján a „Feldolgozva" gomb zárja a feldolgozást. A gomb csak akkor aktív, ha minden kötelező mező ki van töltve (kontírszám, ÁFA-kontír, ÁFA-kategória, valamint a számla alapadatai: partner, számlaszám, teljesítési dátum, fizetési határidő, összeg, fizetési mód, területi hatály stb.); a számla nincs kizárva a könyvelésből; és a számla nem minősül duplikátumnak. A Feldolgozott státusz hatása: a számla alap- és könyvelési adatai (összeg, dátum, számlaszám) zárolódnak; a nem-könyvelési adatok (címke, fizetési mód, elszámolási időszak stb.) továbbra is szerkeszthetők.
6. Fájlalapú export (Kulcs-Soft és más fájlalapú programok). A Feldolgozott gyorsszűrő aktiválásával az export ikon aktívvá válik. A számlák tömegesen is kijelölhetők; az export ikonnal letölthető az exportfájl — nagy fájlméret esetén a letöltési link e-mailben érkezik. Kulcs-Softban a fájl a „Kulcs-Számla felad Kulcs-Könyvelésnek" funkcióval importálható. Az export végrehajtása után a számlák Exportált státuszba kerülnek, a szerkesztő lezáródik. Utólagos módosításhoz a szerkesztő alján lévő Feloldás gomb nyitja vissza a felületet.
7. Automatikus szinkron (integrált könyvelőprogramok). Integrált könyvelőprogramnál manuális exportra nincs szükség: a könyvelőprogram API-n keresztül lekéri a feldolgozott számlákat, és átveszi az összes könyvelési adatot (munkaszám, elszámolási időszak, partneradatok, ÁFA-kategória, kontírszám). A könyvelés megtörténtét a könyvelőprogram visszajelzi a QUiCK-nek: a számla Exportált státuszba kerül. A könyvelőprogram két adatot küldhet vissza, amelyeket a QUiCK megjelenít, de nem szerkeszthetők: a könyvelési azonosítót és az ÁFA-időszakot.
Állapotok és állapotváltások#
Számla: Feldolgozatlan → Feldolgozott. A váltás a „Feldolgozva" gomb megnyomásakor történik — nem az adatok kitöltésekor és nem automatikusan. Feltétele: minden kötelező mező kitöltve, a számla nincs kizárva a könyvelésből, és nem duplikátum. A Feldolgozott státusz zárolja az alap- és könyvelési adatokat; a nem-könyvelési adatok szerkeszthetők maradnak.
Számla: Feldolgozott → Exportált. Fájlalapú exportnál az export végrehajtásakor, automatikus szinkronnál a könyvelőprogram visszajelzésekor történik. Exportált státuszban a szerkesztő lezárt.
Zárolás feloldása. A szerkesztő alján lévő Feloldás gombbal a lezárt szerkesztési felület visszanyitható, ha utólagos módosítás szükséges.
Kizárás a könyvelésből: aktív ↔ inaktív. A jelölővel egy számla kizárható a feldolgozásból; a kizárás visszavonható. A kizárt számla nem állítható Feldolgozott státuszba. A kizárt számlákat a könyvelői szerepkörrel rendelkező felhasználók alapértelmezetten nem látják a listában; külön szűréssel kérdezhetők le (Könyvelésből kizárva).
Duplikátum: blokkolt állapot. A duplikátumnak minősülő számla nem állítható Feldolgozott státuszba.
Partner-javaslat frissülése. A javaslat forrása mindig a partner legutolsó feldolgozott számlája. Ha a felhasználó a javaslatot felülírja, a következő számlánál már a módosított adatok a javaslat.
Fájlexport: állapotváltó művelet. Az export végrehajtása a kijelölt számlákat Exportált státuszba állítja — az export nem állapotsemleges letöltés.
Limitációk és specialitások#
Számlakapcsolatok: jóváíró, sztornó és előleg-végszámla kapcsolatokat a QUiCK jelenleg nem kezeli.
Kulcs-Soft: jelenleg kizárólag bejövő (költség) számlák exportálhatók; a kimenő számlák exportja tervezett fejlesztés. Az exporthoz a Kulcs-Soft ÁFA-gyűjtő kódok egyszeri beállítása szükséges, ügyfélszolgálaton keresztül.
NOVITAX: a kontírszámok átkerülnek, de az ÁFA-kategória egyelőre nem kerül automatikusan átadásra — azt a NOVITAX felületén manuálisan kell beállítani.
SMARTBooks: a szinkronizálás kezdő dátuma kötelező beállítás — nélküle a szinkronizáció nem indul el. Tételalapú vagy kategóriaalapú könyvelés között lehet választani. Számlánként maximum 5 címke kerül át.
A partner-alapú javaslat korlátai: a javaslat kizárólag a legutolsó feldolgozott számlából dolgozik — nem statisztikai alapú és nem gépi tanulás. Cégszinten kikapcsolható.
Audit XML betöltés: jelenleg csak az ügyfélszolgálat végezheti, önkiszolgáló felület nincs. A sikeres import eredménye: a Főkönyvi számok listája feltöltődik, amelyből a kontírozásnál legördülő menüből lehet választani.
ÁFA-típusok és OCR: az OCR időnként félreismerheti a speciális ÁFA-típusokat. Ha ez rendszeresen előfordul, az adott ÁFA-típus kizárható a felismerésből — ebben az ügyfélszolgálat segít.
Aktiválás: a haladó könyvelési mód cégszintű beállítás — nem automatikusan elérhető, az ügyfélszolgálat kapcsolja be.