Értesítések
Ezen az oldalon
Definíció#
Az értesítési rendszer a QUiCK azon funkciócsoportja, amely a felhasználókat e-mailben tájékoztatja a számukra releváns rendszereseményekről. Az értesítések kizárólag e-mail csatornán működnek — alkalmazáson belüli értesítési ablak és mobilos rendszerüzenet nincs; a kiküldés külső e-mail szolgáltatón keresztül történik.
A rendszer három rétegből áll, eltérő vezérléssel:
Felhasználói kapcsolós értesítők — a Profilbeállításokban egyénileg be- és kikapcsolhatók: a hibás feldolgozásokról szóló azonnali értesítő, a heti olvasatlan számla/dokumentum összesítő és a heti jóváhagyás-emlékeztető.
Rendszerszintű értesítők — eseményre reagáló, nem letiltható levelek: meghívó, szerepkör-változás, fizetési és előfizetési események, exportkészültség és hasonló rendszertörténések.
Egyedi értesítési szabályok (policy) — céges szinten, ügyfélszolgálati konfigurációval beállított, szűrőalapú riport-levelek; önkiszolgáló módon nem kezelhetők.
A működési logika két típusra oszlik: az ütemezett értesítők meghatározott napon és időpontban futnak le és összesítést küldenek; az eseményalapú értesítők a kiváltó rendszereseménnyel egyidejűleg, azonnal mennek ki.
A funkciócsoport határa: a QUiCK mobilapp push értesítése nem része ennek a rendszernek — az a kétlépéses azonosítás (2FA) belépési jóváhagyása, amely a mobilapp autentikációs funkciójához tartozik, nem az eseményértesítésekhez.
Cél és kontextus#
Az értesítési rendszer a figyelem gazdálkodásának az eszköze: a rendszer figyeli az eseményeket, hogy a felhasználónak ne kelljen — a beérkező számlák, a jóváhagyásra váró tételek és a feldolgozási hibák követéséhez nem szükséges rendszeresen belépni az alkalmazásba.
A két ütemezett értesítő a hét munkaritmusára illeszkedik. A hétfői jóváhagyás-emlékeztető a hét eleji döntési feladatokat gyűjti össze: mi vár jóváhagyásra, mi jár le hamarosan, mi lejárt. A csütörtök esti olvasatlan összesítő az anyagátvétel higiéniáját ellenőrzi a hét vége előtt: érkezett-e olyan számla vagy dokumentum, amelyet még senki nem nyitott meg. Az eseményalapú értesítők ezzel szemben nem ritmust adnak, hanem visszajelzést: a feldolgozási hiba értesítő nélkül a felhasználónak kézzel kellene ellenőriznie, hogy a beküldött fájl valóban bekerült-e a rendszerbe.
Minden értesítő a lényegre szűkít: darabszámot és közvetlen hivatkozást tartalmaz a szűrt nézetre — a levél nem a tartalmat hozza, hanem a munkába való belépési pontot.
Mikor ezt, mikor mást#
A három réteg három különböző igényt szolgál. A felhasználói kapcsolós értesítők a személyes munkaszervezés eszközei — mindenki maga dönti el, mely jelzésekre van szüksége. A rendszerszintű értesítők a fiók biztonságához és az előfizetés folytonosságához kötődnek, ezért nem kapcsolhatók ki. Az egyedi policy értesítők pedig ott lépnek be, ahol a szabványos értesítők szűrési logikája nem elég: ha a cégnek konkrét, előre meghatározott feltételek szerint — adott státuszú, típusú vagy dátumú számlákról — kell automatikus, napi vagy heti riportot kapnia, azt policy szabályként az ügyfélszolgálat állítja be.
Nem az értesítési rendszer a megfelelő eszköz valós idejű, alkalmazáson belüli követésre — erre maguk a listanézetek és a szűrők szolgálnak, például az olvasatlan tételek „Új" szűrője vagy a jóváhagyásra váró számlák önszűrése. Az értesítő nem helyettesíti a felületet: emlékeztet és odavezet.
Több céget kezelő felhasználónál a rendszer cégenként külön értesítőt küld — minden cégre önállóan, az adott cégben teljesülő küldési feltételek szerint.
Belépési pontok#
Profilbeállítások → Személyes beállítások → Értesítések — a három felhasználói kapcsoló:
Szeretnék a hibás feldolgozásokról e-mailt kapni — alapértelmezetten bekapcsolva minden felhasználónál;
Szeretnék hetente e-mailt kapni az olvasatlan számlákról és dokumentumokról — adminisztrátori szerepkörnél alapértelmezetten bekapcsolva, más felhasználóknál kikapcsolva;
Szeretnék hetente e-mailt kapni a jóváhagyásra váró számlákról — alapértelmezetten kikapcsolva minden felhasználónál.
Az értesítő e-mailek hivatkozásai — minden összesítő levél közvetlen linket tartalmaz a megfelelő szűrt listanézetre; a levélből egy kattintással a munkakészletben lehet folytatni.
Ügyfélszolgálat (hello@riport.app) — az egyedi értesítési szabályok (policy) beállítása, módosítása és megszüntetése.
A beállítások kizárólag a saját fiókra vonatkoznak — más felhasználók beállításai nem láthatók és nem módosíthatók. A változtatások azonnal életbe lépnek.
Előfeltételek#
Heti olvasatlan összesítő (csütörtök este):
a céghez aktív QUiCK előfizetés tartozik;
a felhasználónál az olvasatlan összesítő kapcsoló be van kapcsolva;
a fiókban aktuálisan van legalább egy olvasatlan költségszámla, vagy — Multibox csomagnál — legalább egy olvasatlan dokumentum.
Hétfői jóváhagyás-emlékeztető:
a céghez aktív QUiCK előfizetés tartozik;
a felhasználó jóváhagyói képességgel rendelkezik;
a felhasználónál a jóváhagyás-emlékeztető kapcsoló be van kapcsolva;
hétfőn van legalább egy jóváhagyásra váró számla, amelynél az adott felhasználó jóváhagyásra jogosult.
Eseményalapú értesítőknél nincs külön előfeltétel: a rendszereseménnyel egyidejűleg automatikusan kiküldésre kerülnek az érintett felhasználónak.
Egyedi értesítési szabályoknál (policy):
a szabályt az ügyfélszolgálat beállította az adott céghez;
a szabályban szereplő e-mail-cím aktív céges felhasználóhoz tartozik;
az adott napra a szabályban meghatározott küldési gyakoriság (napi, vagy heti — megadott napon) teljesül;
a szűrőfeltételekre legalább egy számla illeszkedik.
Működés lépésről lépésre#
Heti olvasatlan összesítő. Minden csütörtökön 23:00-kor fut le. A rendszer összeszámolja a cég olvasatlan költségszámláit — Multibox csomagnál az olvasatlan dokumentumokat is —, majd összegyűjti azokat az adminisztrátori felhasználókat, akiknél az értesítő be van kapcsolva, és kiküldi a levelet. Az e-mail tartalma: az olvasatlan kiadási számlák darabszáma, a besorolás nélküli (hiányos) számlák darabszáma, valamint Multibox csomagnál az olvasatlan dokumentumok darabszáma — mindhárom mellett közvetlen hivatkozással a szűrt nézetre. Ha nincs olvasatlan tétel, a levél nem kerül kiküldésre.
Hétfői jóváhagyás-emlékeztető. Minden hétfőn 15:00-kor fut le. A rendszer megszámolja a cég jóváhagyásra váró, lejáró és lejárt számláit, összegyűjti a jóváhagyói képességgel rendelkező, bekapcsolt értesítőjű felhasználókat, és — ha van legalább egy jóváhagyatlan számla — kiküldi a levelet. Az e-mail tartalma: a jóváhagyásra váró, a lejáró (hamarosan határidős) és a lejárt (határidőn túli) számlák darabszáma, mindegyik mellett közvetlen hivatkozással a szűrt nézetre. Haladó jóváhagyás esetén a levél személyre szabott: minden jóváhagyó felhasználó-specifikus hivatkozásokat kap, kizárólag a hozzá rendelt számlákra. Ha nincs jóváhagyásra váró számla, a levél nem kerül kiküldésre.
Feldolgozási hiba értesítő. Azonnali, eseményalapú. Ha egy számla vagy dokumentum feltöltése meghiúsul, a rendszer e-mailt küld a feldolgozást kezdeményező felhasználónak. A küldés csak akkor marad el, ha a felhasználó a kapcsolót kikapcsolta. Értesítőt kiváltó hibatípusok: normál számla-feldolgozási hiba; túl nagy fájlméret; jogosultság hiánya a feldolgozáshoz; nem engedélyezett fájlkiterjesztés (számlánál és dokumentumnál külön típusú levéllel); XML-feldolgozási hiba.
Előfizetés-lejárat értesítő. Naponta 8:30-kor (szerveridő) fut le; a levél helyi idő szerint 10:30-kor érkezik. A rendszer megvizsgálja, hogy a cég előfizetése 3 nap múlva — próbaidőszak esetén 7 nap múlva — lejár-e, és ha igen, emlékeztetőt küld a cég első adminisztrátor felhasználójának.
Egyedi értesítési szabályok (policy). Az ügyfélszolgálat által beállított szabály szűrőfeltétel(eke)t (pl. adott státuszú, típusú vagy dátumú számlák), címzettlistát, küldési gyakoriságot, valamint e-mail tárgyat, fejlécszöveget és leírást tartalmaz. A rendszer naponta 5:00-kor (szerveridő) ellenőrzi az aznapra vonatkozó aktív szabályokat; a levél helyi idő szerint 7:00-kor kerül kiküldésre. Ha a szűrőfeltételek legalább egy számlára illeszkednek, a listán szereplő aktív céges felhasználók e-mailt kapnak a találatok darabszámával és a szűrt számlalista közvetlen hivatkozásával. Ha nincs találat, a levél nem kerül kiküldésre.
Rendszerszintű, eseményalapú értesítők. A rendszereseménnyel egyidejűleg, automatikusan kerülnek kiküldésre, és a profilbeállításokban nem kapcsolhatók ki:
Fiókregisztráció visszaigazolása — regisztrációkor a felhasználónak;
Meghívó — céges fiókba való meghíváskor a meghívott kap értesítőt; az adminisztrátorok az új meghívásról és a meghívó elfogadásáról is értesülnek;
Hozzáférés-kérés és jóváhagyása — ha valaki hozzáférést kér a QUiCK fiókhoz, illetve amikor a hozzáférést jóváhagyják;
Szerepkör-változás — kizárólag az érintett felhasználónak; a levél tárgya: „Figyelem: új szerepkört kaptál [cégnév]";
Jelszó-emlékeztető — jelszó-visszaállítás kérésekor;
Előfizetési események — az ingyenes időszak közelgő vége; új előfizetési csomagba kerülés; a 3 nap múlva esedékes előfizetési díj;
Fizetési esemény — az előfizetési díj teljesítésekor vagy meghiúsulásakor az adminisztrátornak;
Szállítói értesítő — utalási csomag létrehozásakor a szállító opcionálisan e-mail értesítőt kaphat (a csomag létrehozásakor bekapcsolható opció);
Export kész / hibás — hosszú exportfolyamat végén az exportot indító felhasználónak, a letöltési linkkel vagy a hiba jelzésével;
Számlázz.hu szinkron — az első Számlázz.hu szinkronizáció indításakor az érintett felhasználónak, egyszeri levélként.
Állapotok és állapotváltások#
Kapcsolók: azonnali hatály. A profilbeállításban átállított értesítési kapcsoló azonnal életbe lép — a következő esedékes küldésnél már az új állapot érvényes.
Adminisztrátori alapértelmezés: egyszeri beállítás. Amikor egy felhasználó adminisztrátori szerepkört kap, a rendszer automatikusan bekapcsolja nála a heti olvasatlan összesítőt — de kizárólag akkor, ha a preferencia korábban még nem volt meghatározva. Ha a felhasználó a kapcsolót valaha már állította, az adminisztrátorrá válás nem írja felül a döntését.
Küldés elmaradása: determinisztikus feltételek. Ütemezett értesítő nem kerül kiküldésre, ha nincs a feltételre illeszkedő tétel (olvasatlan, jóváhagyásra váró, vagy szűrőtalálat); ha a felhasználóhoz nem tartozik érvényes e-mail-cím; ha a céghez nem tartozik aktív előfizetés; vagy ha a felhasználónál az adott értesítéstípus ki van kapcsolva. Üres összesítő soha nem megy ki.
Cégenkénti függetlenség. Több céget kezelő felhasználónál minden cég értesítései önállóan, az adott cég feltételei szerint keletkeznek — az egyik cég beállításai és eseményei nem hatnak a másikra.
Az olvasatlan állapot a küldés pillanatában számít. A csütörtöki összesítő az aktuálisan olvasatlan tételeket veszi alapul — nem az adott héten érkezetteket. Egy régebbi, soha meg nem nyitott számla minden héten szerepel az összesítőben, amíg valaki meg nem nyitja.
Limitációk és specialitások#
Kizárólag e-mail csatorna: az értesítési rendszer nem küld push értesítést, mobilos rendszerüzenetet vagy alkalmazáson belüli értesítést. A QUiCK mobilapp belépési push értesítése a 2FA autentikáció része — az a belépési kérés jóváhagyására szolgál, nem eseményértesítésre.
Az időzítések szerveridő szerint értendők: a szerveridő a helyi (magyar) időtől eltér — a levelek helyi idő szerint később érkeznek, mint a szerveridős futási időpont (az előfizetés-lejárat értesítő helyi idő szerint 10:30-kor, a policy értesítő 7:00-kor érkezik).
Egyedi szabályok nem önkiszolgálók: a policy értesítők beállítása, módosítása és törlése kizárólag ügyfélszolgálati közreműködéssel lehetséges — a felhasználó a felületen sem létrehozni, sem megtekinteni nem tudja őket.
Csomagfüggő tartalom: a heti olvasatlan összesítő Multibox csomagban a dokumentumokat is tartalmazza; más csomagokban kizárólag a költségszámlák szerepelnek benne.
Az előfizetés-lejárat értesítő címzettje az első adminisztrátor: a cég többi adminisztrátora ezt a levelet nem kapja meg.
A rendszerszintű értesítők nem kapcsolhatók ki: a meghívó, szerepkör-változás, fizetési, előfizetési, export- és szinkron-értesítők minden érintett felhasználónak kimennek, felhasználói preferenciától függetlenül.