Jóváhagyás
Ezen az oldalon
Definíció#
A számlajóváhagyás a QUiCK azon funkciócsoportja, amellyel a költségszámlák kifizetés előtti engedélyezése a rendszerben rögzíthető és követhető. Két szintje van, amelyek egymásra épülnek:
Alap jóváhagyás — minden QUiCK csomagban elérhető. Egy számla jóváhagyott állapotba állítható egyedileg a számla nézetéből vagy tömegesen a listából; a rendszer rögzíti, ki és mikor végezte a jóváhagyást. A jóváhagyást bármely felhasználó elvégezheti — a jóváhagyás ténye követhető, de személyhez kötött kötelezettség nincs.
Haladó jóváhagyás — Multibox csomagban, cégszintű aktiválás után. A számla egy vagy több megnevezett jóváhagyóhoz rendelhető, és a rendszer jóváhagyónként tartja nyilván, ki hagyott jóvá, ki nem és mikor. Az engedélyezés így számon kérhető felelősséggé válik: nem az számít, hogy valaki jóváhagyta-e a számlát, hanem hogy a kijelölt személyek mindegyike jóváhagyta-e.
A haladó jóváhagyás aktiválása három további képességet nyit meg: a jóváhagyókra váró számlákról szóló heti e-mail értesítést, az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" cégbeállítást, valamint a számla részletes nézetének kibővített jóváhagyási megjelenítését (jóváhagyók listája, egyéni státuszok és időpontok).
Cél és kontextus#
A jóváhagyás a kiadási kontroll rögzítési pontja: az a hely, ahol a „ki engedélyezte ezt a kifizetést?" kérdésre a rendszer válaszol, nem az emlékezet. Az alap jóváhagyás erre státuszfegyelmet ad — a számlákon követhető, mi van engedélyezve és mi nincs. A haladó jóváhagyás ezt emeli felelősségi szintre: a jóváhagyás nem egy állapot, amit bárki beállíthat, hanem megnevezett személyek egyenkénti, időbélyeggel rögzített döntése.
Ez a különbség ott válik gyakorlativá, ahol a kiadások engedélyezése több ember hatásköre, vagy ahol a belső szabályzat névhez köthető engedélyezést követel meg a kifizetés előtt. A haladó jóváhagyás a döntési láncot teszi láthatóvá: a listanézetben azonnal látszik, mely számla akad el és kinél — nem kell találgatni, kit kell keresni. Több telephely vagy üzletág esetén a jóváhagyók számlánként vagy partnerenként eltérhetnek, így a kontroll decentralizált, de nyomon követhető marad.
Mikor ezt, mikor mást#
Az alap jóváhagyás akkor elegendő, ha a cégben egyetlen döntéshozó van, vagy a jóváhagyás elsősorban munkaszervezési jelzés — „ezzel a számlával nem kell tovább foglalkozni". A haladó jóváhagyás akkor indokolt, amikor a jóváhagyás hiánya következménnyel jár: valakinek explicit döntést kell hoznia, és annak elmaradása blokkolja a kifizetést.
A két szint közötti választóvonal a felelősség címzettje. Alap módban a jóváhagyás bárki által elvégezhető cselekvés; haladó módban kiosztott feladat, amely a kijelölt jóváhagyónál várakozik, amíg az nem dönt. Az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" beállítással ez a döntés a kifizetési folyamat kapujává tehető: jóvá nem hagyott számla nem kerülhet utalási csomagba.
Nem a jóváhagyás a megfelelő eszköz a hozzáférés szabályozására: azt a jogosultsági rendszer és a címke-alapú láthatóság kezeli. A kettő azonban kombinálható — egy jóváhagyó láthatósága leszűkíthető kizárólag a rá váró számlákra (a beállítási sorrendre vonatkozó fontos tudnivalót lásd a Limitációknál).
Belépési pontok#
Számla részletes nézet → jóváhagyás kapcsoló — az adott felhasználó saját jóváhagyása és annak visszavonása. Haladó módban a kapcsoló csak akkor jelenik meg, ha a felhasználó a számla jóváhagyói között szerepel.
Számla részletes nézet → jóváhagyási blokk (jobb felül) — haladó módban itt látható a jóváhagyók listája, az egyéni státuszok és a jóváhagyások időpontja.
Számla szerkesztés → Címkék mező — a jóváhagyók hozzárendelése @email@domain.hu formátumú címkével; tömeges címkézéssel egyszerre több számlához is.
Számlalista — az összesített jóváhagyási állapot minden számlán látszik (nincs jóváhagyva / részben jóváhagyva / jóváhagyva); a státuszikonra mutatva a részletek is megjelennek. A műveleti sávból tömeges jóváhagyás indítható. A részletes szűrők között elérhető a „nincs jóváhagyó megadva", a „nincs jóváhagyva" és a „jóváhagyva" szűrés, valamint a „nem hagyta jóvá" mezőben saját magára szűrve bármely jóváhagyó kilistázhatja a rá váró számlákat.
Cégbeállítások — a haladó jóváhagyás bekapcsolása, valamint a Beállítások / Utalási csomag részben az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" opció; mindkettő adminisztrátori jogosultságot igényel.
Profilbeállítások — a heti jóváhagyási e-mail értesítés be- és kikapcsolása felhasználónként.
Előfeltételek#
Alap jóváhagyáshoz nincs előfeltétel — minden csomagban, minden felhasználónak elérhető.
Haladó jóváhagyáshoz:
Multibox csomag. Alacsonyabb csomagban a haladó jóváhagyás nem aktiválható, és a kapcsolódó beállítások nem jelennek meg.
Cégszintű aktiválás. A haladó jóváhagyást az adminisztrátornak a Cégbeállításokban kell bekapcsolnia — alapértelmezetten kikapcsolt; a Multibox csomag önmagában nem elegendő.
Jóváhagyói képesség a hozzárendelt munkatársnál. Multibox csomagban a tagok meghívásakor dönthető el, ki jóváhagyó és ki nem — ez a tagkezelés funkciója, nem a haladó jóváhagyásé. Csak jóváhagyói képességgel rendelkező munkatárs rendelhető hozzá számlához, és csak az tud ténylegesen jóváhagyni. (Multibox alatti csomagokban ez a megkülönböztetés nem létezik: ott minden felhasználó potenciális jóváhagyó, ez nem szabályozható.)
Elfogadott meghívó. Számla kizárólag olyan felhasználóhoz rendelhető jóváhagyóként, aki a céges meghívóját már elfogadta. Függőben lévő meghívóval rendelkező felhasználó nem jelölhető ki.
Opcionálisan, a kifizetési kapuhoz: az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" opciót a Cégbeállításokban külön kell bekapcsolni. Ez a haladó jóváhagyástól független kapcsoló — az egyik bekapcsolása nem kapcsolja be a másikat.
Működés lépésről lépésre#
Alap jóváhagyás#
A számla részletes nézetében a jóváhagyás kapcsolóval, vagy a listanézetben kijelölt számlákon tömegesen bármely felhasználó jóváhagyott állapotba állíthatja a számlát, illetve visszavonhatja a jóváhagyást. A rendszer rögzíti a művelet végrehajtóját és időpontját. Jóváhagyói hozzárendelés, egyéni követés és értesítés ebben a módban nincs.
Haladó jóváhagyás#
1. Aktiválás. Az adminisztrátor a Cégbeállításokban bekapcsolja a haladó jóváhagyást. Ettől kezdve a rendszer a @ jelöléses számlacímkéket jóváhagyói hozzárendelésként értelmezi, és a cég minden költségszámláján a haladó jóváhagyási logika érvényes.
2. Jóváhagyók hozzárendelése. A számla Címkék mezőjébe írt @email@domain.hu formátumú címke rendeli a jóváhagyót a számlához; egy számlához több jóváhagyó is rendelhető, és a hozzárendelés tömeges címkézéssel egyszerre több számlára is elvégezhető. A hozzárendelés hatóköre a címke típusától függ:
sima címkeként megadva a jóváhagyó kizárólag az adott számlára kerül rá;
autocímkeként megadva a jóváhagyó a partner minden későbbi számlájára automatikusan rákerül;
a költségtípusnál (assignment) szereplő autocímke mezőben jóváhagyó nem adható meg — az ott megadott @ jelölés nem hoz létre jóváhagyói hozzárendelést.
A címke mentésekor a rendszer ellenőrzi, hogy az e-mail-cím a cég elfogadott meghívóval rendelkező munkatársához tartozik-e, és hogy a munkatárs rendelkezik-e jóváhagyói képességgel. Ha igen, függőben lévő jóváhagyási bejegyzés jön létre. Ha nem, a címke megmarad, de jóváhagyási igény nem keletkezik. Ha egy @ jelöléses címkét utólag eltávolítanak, a hozzá tartozó jóváhagyási bejegyzés is törlődik.
3. Összesített állapot. A számla összesített jóváhagyási állapotát a rendszer a hozzárendelt jóváhagyók aktuális döntéseiből folyamatosan számítja: nincs jóváhagyva (egyetlen hozzárendelt jóváhagyó sem döntött még), részben jóváhagyva (van, aki jóváhagyta, de van függőben lévő döntés), jóváhagyva (minden hozzárendelt jóváhagyó jóváhagyta). Ha a cégben a haladó jóváhagyás aktív, ez a logika minden számlára érvényes: amíg egy számlához egyetlen jóváhagyó sincs hozzárendelve, a számlát senki nem tudja jóváhagyni.
4. Jóváhagyás. A jóváhagyó a számla részletes nézetében látja a jóváhagyás kapcsolót — a kapcsoló csak a számla jóváhagyói listáján szereplő felhasználóknak jelenik meg, és nem érhető el, amíg a számla szerkesztés alatt áll. A kapcsoló megnyomásakor a rendszer rögzíti a jóváhagyás tényét és pontos időpontját, majd újraszámolja az összesített állapotot: ha ez volt az utolsó hiányzó döntés, a számla jóváhagyva státuszt kap.
5. Visszavonás. Ugyanazzal a kapcsolóval a jóváhagyó a saját jóváhagyását visszavonhatja. A visszavonás kizárólag az adott jóváhagyó státuszát állítja vissza függőbe — a többi jóváhagyó döntését nem érinti. A rendszer újraszámolja az összesített állapotot: a számla jóváhagyva státusza csak akkor vész el, ha a visszavont döntés hiányában már nincs meg minden jóváhagyás. Az eseménynaplóban a korábbi jóváhagyás időpontja megmarad, és a visszavonás is időbélyeggel rögzül.
6. Kifizetési kapu. Ha az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" beállítás aktív, az utalási csomag összeállításakor a rendszer kiszűri a nem teljesen jóváhagyott számlákat — a csomagba kizárólag jóváhagyva státuszú számla kerülhet.
7. Heti e-mail értesítés. A rendszer hetente összefoglaló e-mailt küld azoknak a munkatársaknak, akiknél a profilbeállításban az értesítés be van kapcsolva, és van legalább egy rájuk váró, általuk még jóvá nem hagyott számla. Az e-mail személyre szabott: mindenki kizárólag a saját függőben lévő döntéseiről kap értesítést, más jóváhagyók hiányzó döntéseiről nem. Az e-mailben kapott linkre kattintva a felhasználó jóváhagyására váró számlák listázódnak — ugyanez a szűrés a felületen is elérhető a részletes szűrők között.
Állapotok és állapotváltások#
Jóváhagyói bejegyzés: függőben → jóváhagyva → függőben. A jóváhagyás a kapcsoló megnyomásakor rögzül, időbélyeggel. A visszavonás kizárólag a visszavonó saját bejegyzését állítja vissza függőbe — a többi jóváhagyó döntése változatlan marad.
Számla összesített állapota: számított érték. A nincs jóváhagyva / részben jóváhagyva / jóváhagyva státuszt a rendszer a jóváhagyói bejegyzésekből folyamatosan számítja — az összesített állapot közvetlenül nem állítható, kizárólag az egyéni döntéseken keresztül változik.
Jóváhagyó nélküli számla haladó módban: nem hagyható jóvá. Amíg a számlához egyetlen jóváhagyó sincs hozzárendelve, a jóváhagyás senki számára nem érhető el — a hozzárendelés a jóváhagyás előfeltétele, nem opciója.
Címke eltávolítása: a bejegyzés törlődik. A @ jelöléses címke eltávolításával a hozzá tartozó jóváhagyási bejegyzés — függőben lévő és teljesített egyaránt — törlődik, és az összesített állapot újraszámítódik.
Számla módosítása: a jóváhagyást nem érinti. A jóváhagyás után módosított számla jóváhagyott státusza automatikusan nem vész el — a módosítás nem vonja vissza a döntéseket.
Felhasználó törlése: a bejegyzés megmarad. A törölt munkatárs jóváhagyási bejegyzése az e-mail-cím megőrzésével a számlán marad.
Eseménynapló. Minden jóváhagyás és minden visszavonás időbélyeggel rögzül az eseménynaplóban — a visszavonás a korábbi jóváhagyás bejegyzését nem törli.
Limitációk és specialitások#
Csak elfogadott meghívóval rendelkező felhasználó jelölhető ki jóváhagyónak. Ebből következik egy beállítási sorrend-szabály olyan jóváhagyónál, akinek a láthatóságát címke-alapú láthatósággal kizárólag a rá váró számlákra szűkítenék: a felhasználót először láthatóság nélkül kell meghívni, és a címke-láthatóságot csak a meghívó elfogadása után szabad ráilleszteni. Fordított sorrendben a hozzárendelés nem hozható létre, mert a meghívó elfogadása előtt a felhasználó nem jelölhető ki jóváhagyónak.
A számla módosítása nem vonja vissza a jóváhagyást: ha a jóváhagyott számlán utólag adat változik, a jóváhagyói döntések érvényben maradnak — az ismételt jóváhagyatás szervezési kérdés, a rendszer nem kényszeríti ki.
Csomagváltás lefelé: Multibox alá váltáskor a haladó jóváhagyás inaktívvá válik — az új @ jelöléses címkék többé nem működnek jóváhagyói hozzárendelésként, a meglévő jóváhagyási információk azonban nem törlődnek. Az „Utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek" beállítás nem áll vissza automatikusan kikapcsolt állapotba, de a felületen már nem módosítható — állítása kizárólag az ügyfélszolgálaton keresztül lehetséges.
Két független kapcsoló: a haladó jóváhagyás és az utalási csomag jóváhagyási kapuja egymástól függetlenül be- és kikapcsolható beállítások — egyik sem feltételezi és nem aktiválja a másikat.
A jóváhagyói kör szabályozása csomagfüggő: Multibox alatti csomagokban minden felhasználó potenciális jóváhagyó, ez nem korlátozható; Multiboxban a jóváhagyói képesség a tagok meghívásakor dönthető el — ez a tagkezelés része, nem a haladó jóváhagyásé.
Az e-mail értesítés opt-in: csak bekapcsolt profilbeállítás mellett érkezik, és csak akkor, ha az adott héten van a felhasználóra váró, jóvá nem hagyott számla.