Utaláskönnyítő

Definíció#

Az utalási csomag a QUiCK belső nyilvántartási egysége: egyszerre több kifizetendő tétel tartozhat bele, egyetlen pénztárcából, egyetlen fizetési dátumra. Egy csomag mindig egyféle tételtípust tartalmaz: vagy szállítói számlákat, vagy adókat, vagy bérköltségeket — a típusok egy csomagon belül nem keverhetők. A devizanem nem tételtípus: egy utalási csomag belföldi forint és deviza tételeket együtt is tartalmazhat. Ilyen csomagnál a belföldi forint tételekhez és a deviza tételekhez külön utaláskönnyítő fájl tartozik. Az utaláskönnyítő fájl a csomagból generált banki importfájl, amely az internetbankba feltöltve előkészíti az átutalásokat.

A funkciócsoport határa: a QUiCK a fájl generálásáig kíséri a folyamatot. A banki jóváhagyás és a tényleges teljesítés az internetbankban történik, a QUiCK ezekről nem kap visszajelzést, a QUiCK-ből nem lehet utalást indítani. Nem része a funkciócsoportnak az Expressz fizetés és a fájlgenerálás nélküli Kifizetés rögzítése — ezek fizetettségi státusz rögzítésére szolgálnak, utalás-előkészítés nélkül.

Cél és kontextus#

A funkció célja, hogy a szállítói számlák, adók és bérek kifizetése összehangolt, hibamentes folyamatban történjen. A kedvezményezett nevét, bankszámlaszámát, összegét és közleményét nem kézzel kell felvinni az internetbankba: a QUiCK ezeket az adatokat a rögzített tételekből állítja össze, és a bank által befogadható fájlformátumban adja át.

A folyamat két elkülönülő, egymásra épülő lépésből áll: a csomag a QUiCK-ben keletkezik és adminisztrál, a fájl a bankban dolgozik. Az utalás nem megy el automatikusan — a banki ellenőrzés és jóváhagyás minden esetben a felhasználó feladata.

Mikor ezt, mikor mást#

A funkció azoknak hasznos, akik rendszeresen, egyszerre több kifizetést intéznek: pénzügyi vezetőknek és ügyvezetőknek (egy felületen az összes fizetendő, egy fájllal a tömeges kifizetés), könyvelőknek és asszisztenseknek (bankszámlaszám, összeg, közlemény kézi gépelése nélkül). Különösen indokolt, ha több szállítónak kell utalni eltérő adatokkal; ha adókat kell rendezni (ismert adónemnél a kedvezményezett és a bankszámlaszám automatikusan kitöltődik); ha béreket kell tömegesen utalni; és ha a bank támogatja a fájlalapú importot.

Nem ez a megfelelő eszköz, ha a cél kizárólag a QUiCK-beli nyilvántartás rendezése — vagyis a tételek már ki lettek fizetve, vagy fájlgenerálásra nincs szükség. Erre két alternatíva áll rendelkezésre:

• Expressz fizetés: a leggyorsabb megoldás, extra adatok megadása nélkül jelöli fizetettre a tételeket — a fizetés időpontja és a pénztárca automatikus.

• Kifizetés rögzítése utaláskönnyítő fájl nélkül: a fizetés időpontja és a pénztárca kiválasztható, de importfájl nem készül.

Belépési pontok#

• Tranzakciók → Költségek — szállítói számlák kifizetése

• Tranzakciók → Bérköltségek — bérek utalása

• Tranzakciók → Adók — adókötelezettségek rendezése

• Pénzmozgások → Utalási csomagok — létrehozott csomagok megtekintése, módosítása (ceruza ikon), törlése (kuka ikon) és újraletöltése (lefelé mutató nyíl ikon; a letölthető fájlok köre a csomag tartalmától függ: forint fájl, deviza fájl vagy mindkettő); a csomagok időrendben és pénztárcánként listázódnak

• Pénzmozgások → Kifizetések — az utalási csomagba került tételek kifizetési rekordjai soronként jelennek meg negatív összeggel, és itt egyedileg törölhetők

Előfeltételek#

Bankszámla típusú pénztárca. A Pénzmozgások → Pénztárcák → Új hozzáadása alatt létre kell hozni egy bankszámla típusú pénztárcát, megadva a pénztárca elnevezését, a bank nevét (amelyet a támogatott bankszámla szolgáltatók közül lehet kiválasztani) és a cég bankszámlaszámát. A bank neve határozza meg a generált fájl formátumát; a cég bankszámlaszáma kerül a fájlba kifizető félként. Ha ezek nincsenek beállítva, a fájlgenerálás nem indítható. Deviza tétel utalási fájljához a pénztárca bankjának támogatnia kell a deviza exportot: OTP, Takarékbank, K&H, Erste, MKB Business, Gránit. Ha a pénztárcához beállított bank nem támogatja a deviza exportot, a csomag deviza tételeihez utaláskönnyítő fájl nem készül; a csomag ettől függetlenül létrehozható.

Kedvezményezett bankszámlaszáma. Minden tételhez bankszámlaszám szükséges. Négy forrásból kerülhet a rendszerbe:

• automatikusan, Számlázz.hu integráción keresztül, ha a szállító a számlán feltüntette;

• kézzel rögzítve a számlán;

• a partnertörzsben megadott alapértelmezett bankszámlaszámként;

• közvetlenül az utalási csomag létrehozásakor, manuálisan.

Ha a számlán szereplő és a partnertörzsben rögzített alapértelmezett bankszámlaszám egyaránt ki van töltve, akkor az alapértelmezett érvényesül.

A bankszámlaszám-ellenőrzés hatóköre. A rendszer a tételek bankszámlaszámát csak akkor ellenőrzi, ha a csomag pénztárcájához elérhető bankszámla-szolgáltató van beállítva. Ha a pénztárcához nincs elérhető bankszámla-szolgáltató, a bankszámlaszám-ellenőrzés kimarad, és a csomag ellenőrzés nélkül menthető; ilyen csomagból utaláskönnyítő fájl nem készül.

Elfogadott bankszámlaszám-formátumok az utaláshoz (a rendszer két ponton validál, eltérő szabályokkal):

• Utalási csomag véglegesítésekor a felületen elfogadott: magyar 16 vagy 24 jegyű GIRO szám; magyar IBAN; bármilyen IBAN-szerű formátum (2 betű + 2 számjegy + legalább 11 számjegy). A nem IBAN-formátumú külföldi számot (például 8 jegyű számot) a felület elutasítja.

• Fájlgeneráláskor (háttérvalidáció) elfogadott: érvényes magyar IBAN (a fájlba BBAN-ra vágva kerül); érvényes nem magyar IBAN (változatlan formában); magyar 16 vagy 24 jegyű szám. Minden más formátum hibára fut, vagy a rendszer hibásan magyar IBAN-ná alakíthatja — ezért a nem szabványos formátumot még a generálás előtt javítani kell.

Legalább egy nyitott, fizetendő tétel, amelyhez bankszámlaszám tartozik.

Működés lépésről lépésre#

1. Tételek kijelölése. A Költségek, Bérköltségek vagy Adók nézetben a kifizetendő tételek kijelölhetők; egy csomagba több, azonos típusú tétel kerülhet.

2. Indítás. A „Kifizetés rögzítése" vagy „Utaláskönnyítő" (bankkártya ikon) gomb indítja a folyamatot. Multibox csomagban a gomb csak akkor jelenik meg, ha a felhasználó rendelkezik Pénzmozgások jogosultsággal — jogosultság hiányában az akció el sem érhető.

3. Csomagadatok megadása. Megadandó a pénztárca (a rendszer csak bankszámla típusú pénztárcákat ajánl fel) és az utalás dátuma; részletfizetés esetén az összeg módosítható. Beállítható továbbá, hogy a rendszer értesítést küldjön a partnereknek az utalási csomag elkészültéről. Ha ugyanaz a partner több tétellel szerepel és azonos bankszámlaszámra kapna utalást, a rendszer alapértelmezetten egyetlen átutalásba vonja össze a tételeket — a közleménybe annyi tételazonosító kerül, amennyi elfér. Az összevonás a cégbeállításokban kikapcsolható.

4. Csomag mentése. Ha a pénztárcához bankszámla-szolgáltató van beállítva, a mentéskor a rendszer ellenőrzi, hogy minden tételhez tartozik-e elfogadott formátumú bankszámlaszám; ha bármelyiknél hiányzik vagy nem elfogadott, a csomag nem hozható létre. Ha a pénztárcához nincs elérhető bankszámla-szolgáltató, a mentés bankszámlaszám-ellenőrzés nélkül történik.

5. Fájl generálása. A rendszer a csomag minden tételét automatikusan, tételenként besorolja belföldi forint utalásnak vagy deviza utalásnak; a besorolást a felhasználó nem állítja be. A belföldi forint tételek a pénztárca bankjának forint importfájljába kerülnek, a deviza tételek az egységes deviza exportfájlba; a forint fájl deviza tételt nem tartalmaz. Letöltéskor csak azok az exportlehetőségek jelennek meg, amelyekhez a csomagban ténylegesen tartozik tétel: ha a csomagban csak belföldi forint tétel van, csak a forint fájl tölthető le; ha csak deviza tétel van, csak a deviza fájl; ha mindkettő, két külön fájl tölthető le, egy forint és egy deviza. Deviza exportfájl az OTP, Takarékbank, K&H, Erste, MKB Business és Gránit pénztárcákon készül; más bank pénztárcáján a deviza tételekhez nem készül fájl. Ha a csomag egyetlen tételéhez sem készíthető fájl (a pénztárcához nincs bankszámla-szolgáltató, vagy a csomag kizárólag deviza tételeket tartalmaz deviza exportot nem támogató bankon), letöltés gomb nem jelenik meg.

• költségszámláknál a számlaszám(ok) vesszővel elválasztva, valamint a másodlagos azonosító, ha kitöltésre került;

• bérnél „cégnév munkabér ÉÉÉÉ-HH";

• adóknál a cég adószáma.

6. Feltöltés az internetbankba. A letöltött fájlt a felhasználó tölti fel a bankjába (az import menüpont bankonként eltérő helyen található), ellenőrzi az előkészített tételeket, majd jóváhagyja az utalásokat. Ha a csomagból forint és deviza fájl is készült, a két fájlt külön kell feltölteni; a deviza fájl import menüpontja bankonként eltérő, és eltérhet a forint fájlétól. Az utalások a banki jóváhagyás után teljesülnek; a teljesítést a QUiCK nem látja és nem igazolja vissza. Fontos: ha ugyanaz a fájl kétszer kerül feltöltésre a bankba, a bank kétszer dolgozza fel a benne szereplő utalásokat — a duplán indított átutalást a QUiCK nem tudja megakadályozni.

7. Hibaág — ha az utalás nem teljesült.

Három tipikus eset:

• Ha a bank a fájlt elutasítja (például formátumhiba miatt), a hibát érdemes az ügyfélszolgálat felé jelezni

• Ha a fájl nem megfelelő beállítással készült (például a bank által nem támogatott devizanemre), a csomagot törölni kell, és a megfelelő beállítással újat kell létrehozni.

• Ha a csomag deviza tételeihez nem készült fájl, mert a pénztárca bankja nem támogatja a deviza exportot, a csomag szerkesztésével

Mindhárom esetben a csomag a Pénzmozgások → Utalási csomagok menüből törölhető. Törléskor a tételek automatikusan visszakerülnek fizetendő státuszba, és a folyamat újraindítható.

Állapotok és állapotváltások#

• Tétel: fizetendő → fizetve / részben fizetve. A váltás a csomag mentésekor történik — nem a fájl letöltésekor, nem a banki feltöltéskor és nem a banki teljesítéskor. A váltás attól is független, hogy a csomag tételeihez készül-e utaláskönnyítő fájl: a deviza tétel akkor is fizetve státuszba kerül, ha a pénztárca bankja nem támogatja a deviza exportot, és fájl nem készül hozzá.

• Tétel: fizetve → fizetendő. A csomag törlésével áll vissza; a visszaállás automatikus és a csomag minden tételére vonatkozik. Egyedi tétel esetén a hozzá tartozó kifizetési rekord a Pénzmozgások → Kifizetések listából törölhető — ezzel az adott tétel kifizetése megszűnik, a többi tételé változatlan marad.

• Fájl letöltése: állapotsemleges. A fájl bármikor, többször letölthető; a letöltés a tételek státuszát nem változtatja meg.

• Devizanem szerinti besorolás: automatikus és állapotsemleges. A tétel belföldi forint vagy deviza besorolása azt határozza meg, melyik exportfájlba kerül; a tétel fizetettségi státuszát nem érinti.

• Csomag módosítása: állapotsemleges. A fizetési dátum, a pénztárca, a partner bankszámlaszáma és az összeg módosítható; a módosítás a fizetettségi státuszt nem érinti. Expressz fizetéssel létrejött csomag semmilyen adata nem módosítható.

• Banki teljesítés: a QUiCK-ben nem jelenik meg. A rendszer a tényleges átutalásról nem kap visszajelzést, ezért a QUiCK-beli fizetettségi státusz és a banki valóság eltérhet, ha a fájl nem került feltöltésre vagy a bank elutasította.

Limitációk és specialitások#

• Az utalás nem automatikus: a QUiCK feladata a fájl generálásával véget ér; a jóváhagyás kézi banki lépés, visszajelzés nincs.

• Deviza export bankonként korlátozott: deviza tételekhez utaláskönnyítő fájl kizárólag az OTP, Takarékbank, K&H, Erste, MKB Business és Gránit pénztárcákon készül, egységes deviza exportformátumban. A többi támogatott banknál csak belföldi forint tételekhez készül fájl; deviza tétel ezeknél is csomagba vehető és fizetettre állítható, de utalási fájl nem készül hozzá.

• Támogatott bankok: közel 20 magyar és nemzetközi bank kompatibilis: CIB, Erste, Gránit, K&H, Magnet, MBH (három variáns), Oberbank, OTP (három variáns), Polgári Bank, Raiffeisen, Revolut, UniCredit, Wise, Ceska Sporitelna, BinX, Citi, Ebury, Sopron Bank.

• Jogosultságok Multibox csomagban: a kifizetések kezeléséhez és utalási csomag létrehozásához Pénzmozgások jogosultság szükséges. Ez a jogosultság tranzakciótípusokon átível — a bérek és adók kezelése ebből a szempontból nem különbözik a költségekétől. Jogosultság hiányában az akcióikon nem jelenik meg. Ettől független mechanizmus a Költségek, Adók vagy Bérek tab elrejtése: ha egy felhasználó valamelyik tabot nem láthatja, az ahhoz tartozó kifizetéseket sem tudja kezelni.

• Másodlagos azonosító: számlák utalásánál a közleménybe a bizonylatszám mellé a másodlagos azonosító is bekerül, ha kitöltésre került; a szerepeltetés ügyfélszolgálaton keresztül letiltható.

• Bérközlemény testreszabása: a „munkabér" szó egyéni szövegre cserélhető, ügyfélszolgálaton keresztül.

• Fájlformátum: a formátumcsaládot a pénztárcához beállított bank határozza meg. Ha másik bankhoz kell fájl, a csomag szerkesztésével átváltható a pénztárca. Bizonyos bankoknál többféle formátum is elérhető — ezek letöltéshez választhatók, újragenerálás nélkül.