Likviditás

Cél és kontextus

A Likviditás menü a QUiCK-ben a vállalkozás rövid távú pénzáramlásának áttekintését és tervezését szolgálja. Segítségével előre jelezhető, hogy a következő hetekben (jellemzően ~30 napos időtávon) hogyan alakulnak a pénzbevételek és -kiadások, így mindig képben lehetsz azzal kapcsolatban, milyen pénzügyi lépéseket kell megtenned. A likviditási tervezés különösen hasznos a pénzügyi vezetőknek, cégvezetőknek és tulajdonosoknak, hiszen tudatos tervezéssel elkerülhetők a fizetési nehézségek, és megalapozott döntések hozhatók arról, mely kintlevőségeket mikor érdemes behajtani, illetve mely tartozásokat mikor fizessük ki.

Funkciók

A likviditás modul központi eleme egy likviditás táblázat, amely heti bontásban mutatja meg a vállalkozás várható pénzmozgásait a következő négy hétre. A táblázat oszlopai a fontos kategóriákat (nyitó egyenleg, bevételi források, kiadási típusok stb.), sorai pedig az egymást követő heteket jelölik. A cellákban látható összegek valós tranzakciós adatokon alapulnak (pl. nyitott számlák fizetési határideje), illetve a felhasználó által megadott előrejelzések, korrekciók. Minden oszlop alján a rendszer kiszámítja az adott hét záró egyenlegét, így gyorsan áttekinthető, mennyi pénz marad a hét végén. A táblázat alatt összegző mutatók jelennek meg – például a 4 hét alatt várható pénzeszköz változás és az ACID ráta –, melyek segítenek értelmezni a likviditási helyzetet.

A likviditás funkció fő elemei és működése:

• Nyitó egyenleg megadása: A tervezés kiindulópontjaként meg kell adnod a vállalkozás nyitó pénzeszköz-egyenlegét (bankszámlák + pénztár összesen) az első hét elejére. Ezt az összeget minden új tervezéskor frissíteni kell a pillanatnyi állapotnak megfelelően. Autokassza integráció esetén a QUiCK automatikusan beemeli a banki egyenlegeidet, így a nyitó egyenleg is automatikusan kitöltődik – manuális frissítés nélkül. (Ez a funkció jelenleg csak autokasszával működik, mivel a QUiCK-ben egyelőre nincs automatikus banki összepontozás. Bár a QUiCK ez esetben beemeli az egyenleget, ugyan úgy manuálisan módosítani lehet, ha nem pontos (pl.: házipénztár stb.). )

• Bevételek – várható pénzbeáramlások: A QUiCK integrálható számlázó programokkal (pl. Számlázz.hu, Billingo), így a kiállított vevői számlák közül az összes nyitott számla automatikusan megjelenik a likviditási táblázatban abban a sorban, amelyik héten a számla fizetési határideje lejár, már lejárt és nyitott számlák esetén az első heti sorban. Így a program listázza a várható bevételeket; sőt, az összegre kattintva megadhatod, ha egy adott számla várhatóan más időpontban kerül kifizetésre, mint a hivatalos fizetési határidő (azaz átütemezheted a beérkezést). Emellett a Bevételek blokkban egy „Egyéb bevételek” sor is helyet kapott – ide kézzel viheted fel azokat a további bevételeket (összeg szerint), amelyek beérkezésére az adott héten számítasz, de a QUiCK-ben még nem szerepelnek (pl. egy előre egyeztetett, de még ki nem állított számla összege, vagy egyéb pl. nem számlás tranzakció, mondjuk egy kihelyezett kölcsön visszafizetése).

• Kiadások – várható pénzkiáramlások: A rendszer automatikusan listázza az esedékes fizetendő számlákat (szállítói számláid) a fizetési határidejük szerinti hétnél, valamint megjeleníti a QUiCK-ben rögzített bérek és adókötelezettségek kifizetéseit is a megfelelő heteknél. Így egy helyen látható minden kötelezettség, ami a vállalkozásod pénzeszközeit terhelni fogja. Természetesen ebben a blokkban is van lehetőség módosításra: az összegre kattintva itt is beállíthatod a tervezett kifizetés dátumát, ha az eltér a számla eredeti esedékességétől (vagyis átütemezheted a kifizetést). (Itt is a lejárt, de nyitott tartozások az oszlop első cellájába kerülnek, a bevételekhez hasonlóan.)

• ÁFA és egyéb kézi korrekciók: A likviditási táblában külön oszlop segíti az ÁFA tervezését. Itt adhatod meg, ha valamelyik héten ÁFA-fizetés esedékes – pozitív előjellel a fizetendő ÁFA, negatív előjellel (mínusz jellel) a visszaigénylés jelölendő. Erre a műveletre egyébként nincs szükség, ha az adók között az ÁFA fizetés is előírásra került, viszont minden más esetben kézzel kell beírnod ezt az összeget. Azaz a QUiCK annak ellenére, hogy elég jól becsüli az ÁFA pozíciót, azt nem emeli be a likviditás táblába. Emellett egy „Egyéb” oszlop is rendelkezésre áll minden hétnél, ahová bármilyen további nem kategorizált kiadást vagy bevételt beírhatsz. Ezeket a mezőket elsősorban olyan pénzmozgások manuális előrejelzésére érdemes használni, amelyek nem tartoznak a fenti bevétel/kiadás kategóriákba – például tőkemozgások (kölcsön felvétel vagy törlesztés), rendkívüli bevételek, vagy olyan tranzakciók, amiket a QUiCK-ben máshol nem tudsz, vagy nem akarsz rögzíteni.

• Ismétlődő kiadások előrejelzése: A QUiCK külön figyeli a rendszeresen felmerülő kiadásokat (pl. havonta fizetendő szolgáltatások, rezsi, stb.). A likviditási táblázat „Előrejelzett számlák” sorában a program becsült összegeket jelenít meg azokból a készpénzes vagy bankkártyás kiadásokból, amelyek az elmúlt időszakok alapján várhatóan ismétlődni fognak a következő hetekben. Ez egy automatikus előrejelzés a recurring (ismétlődő) típusú költségekre. Ha valamely előrejelzett tétel nem releváns (vagy az összeg téves), kattintással törölheted az adott tételt a listáról – a törlést követően az adott kiadási tételre a rendszer a jövőben nem készít újabb becslést.

• Záró egyenleg számítása: Minden hét sor végén a QUiCK kiszámolja a záró egyenleget, azaz hogy az adott hét végére – a nyitó egyenleg + bevételek – kiadások képlet alapján – várhatóan mennyi pénz áll majd a cég rendelkezésére. Ez egy automatikusan frissülő mező, mely kulcsfontosságú a pénzügyi tervezésben, hiszen jelzi a trendet (pénztöbblet vagy hiány alakul-e ki). A Likviditás nézet alatt a program további indikátorokat is megjelenít: egyrészt a Cash flow összegét, ami megmutatja, hogy a kiinduló állapothoz képest 4 hét múlva mennyivel lesz több vagy kevesebb pénze a cégnek (pozitív szám esetén többlet, negatívnál hiány várható). Másrészt látható az ACID érték, amely a következő 30 nap likviditási biztonságát jelzi: 100% alatti ACID azt mutatja, hogy a jelenlegi tervek szerint nincs elegendő pénz a kiadások fedezésére, míg a 100% feletti érték pénzügyi biztonságot jelez (a befolyó összegek fedezik a kifizetéseket).

Műveletek, műveleti sáv

A Likviditás nézetben bizonyos műveletek közvetlenül elvégezhetők a táblázatban szereplő tételeken. Ha egy tételre vagy cellára klikkelsz, a felületen megjelenhet egy modal, amellyel az adott elemre műveletek végezhetők. A legfontosabb műveletek:

• Átütemezés: A likviditási táblában lehetőség van egy tranzakció várható teljesítésének időpontját módosítani. Ezt jellemzően úgy érheted el, hogy az adott összegre vagy cellára kattintasz, majd kiválasztasz egy új dátumot. A bevételeknél például beállíthatod, ha egy vevői számla várhatóan később (vagy épp hamarabb) fog befolyni, mint a lejárati dátum. Ugyanígy a kiadásoknál is átütemezheted egy szállítói számla vagy egyéb tétel kifizetését egy másik hétre. Az átütemezés hatására a tétel átkerül a kiválasztott új héthez tartozó sorba, és a változás vizuálisan is követhető a táblában (például a korábbi hétnél kikerül az összeg, az új hétnél megjelenik). Fontos megjegyezni, hogy az így megadott tervezett fizetési/befizetési dátum információként rögzítésre kerül és látható lesz az eredeti számla adatlapján is, azonban nem módosítja a számla hivatalos fizetési határidejét. Ez a funkció tehát a belső tervezést támogatja, anélkül hogy a könyvelési alapadatokat átírná.

• Új tétel felvitele / bejegyzés módosítása: A táblázat bizonyos sorai (pl. Egyéb bevételek, ÁFA, Egyéb, és a Bérek) szerkeszthetők, ami azt jelenti, hogy ide szabadon felvihetsz értékeket, vagy a korábban bevitt összegeket átírhatod. Új tétel felvitele egyszerűen a megfelelő cellába való beírással történik – például ha a következő harmadik héten számítasz egy 500 000 Ft-os rendkívüli bevételre, írd be az összeget az adott hét Egyéb bevételek cellájába.

• Törlés: Törölhetsz bizonyos tételeket a likviditási tervből, ha azok a továbbiakban nem aktuálisak. Két tipikus esete van ennek: egyrészt a manuálisan bevitt értékeket egyszerűen kitörölheted a cellából (vagy nullára állítva, vagy a tartalom törlésével). Másrészt az automatikus előrejelzések (Előrejelzett számlák) tételeit tudod eltávolítani: ha egy becsült kiadás nem fog felmerülni, kattints az összegére, majd válaszd a törlés opciót – a rendszer kiveszi a tételt a táblából (A törlést követően a QUiCK tanul: az adott költséget a jövőben már nem fogja újra előrejelezni.) Fontos, hogy a rendszer által listázott valós számlákat (vevői vagy szállítói számlák) önmagában a likviditás nézetből nem lehet törölni – azok kivezetéséhez az alaptranzakciót (pl. számlát) kell rendezettnek (fizetettnek) jelölni vagy törölni a megfelelő modulban.

Szűrési lehetőségek

A Cash-flow (Likviditás) nézet aggregált adatokat mutat, így itt szűréseket nem tudsz végezni.

Limitációk és specialitások

A likviditás modul használata során érdemes figyelembe venni néhány fontos sajátosságot és korlátozást:

• 30 napos horizont, nincs mentés: . A Likviditás nézet alapvetően rövid távú (≈30 napos) előretekintéssel működik, ugyanakkor a kézzel rögzített heti értékeket a rendszer elmenti, és ezek a későbbi hetek megnyitásakor is megjelennek a táblában. A manuálisan bevitt adatokkal a likviditás kalkuláció aktívan számol, így például ha egy jövőbeli hét ÁFA-értékét beírjuk, az az adott hét nézetében később is látható lesz. Fontos ugyanakkor, hogy ezeket az értékeket időről időre felül kell vizsgálni.

• Mindig aktuális adatokkal dolgozz: Mivel a program nem tárol korábbi tervezési állapotokat, minden használatkor frissíteni kell a nyitó egyenleg adatot a tényleges pénzkészlet szerint. Ha például néhány nap telt el az utolsó használat óta, érdemes ellenőrizni, hogy a nyitó egyenleg mezőben szereplő összeg megfelel-e a jelenlegi bankszámla/pénztár egyenlegnek, különben a számítások pontatlanok lehetnek. Autokassza hiányában ezt manuálisan kell megtenned; autokassza kapcsolattal a frissítés automatikusan megtörténik a banki tranzakciók alapján.

• Fizetettségi státusz karbantartása: Ahhoz, hogy a likviditási előrejelzés helytálló legyen, naprakészen kell tartani a számlák fizetettségi státuszát a QUiCK-ben. Ha egy kintlevő vevői számlát időközben kifizettek, de ezt nem jelölöd fizetettre, akkor a rendszer továbbra is bejövő pénzként fogja prognosztizálni azt a likviditási táblában. Ugyanígy, egy kifizetett szállítói számla indokolatlanul terhelheti a tervezetet, ha nincs fizetettre állítva. A QUiCK egyik fontos funkciója a likviditás elemzése, de ehhez elengedhetetlen a számlák fizetettségének menedzselése, különben a kimutatások félrevezetők lesznek.

• ÁFA-pozíció megjelenítése: A QUiCK által kalkulált ÁFA-pozíció – vagyis a rendszer által becsült fizetendő vagy visszaigényelhető ÁFA – nem jelenik meg automatikusan a likviditási táblában. Bár az ÁFA becsült értéke a háttérben kiszámításra kerül, a likviditás nézetben csak akkor jelenik meg, ha az egyedi korrekciós pontokon manuálisan rögzíted, vagy ha az Adók modulban előírásra került, tehát a tranzakciók között már szerepel.

• Bérek és adók megjelenítése: A bér- és adójellegű tételek kizárólag akkor kerülnek be a likviditási táblába, ha azok a tranzakciós modulokban (pl. Bérköltségek vagy Adók nézetben) is rögzítve vannak. A rendszer jelenleg nem használ heurisztikát vagy becslési logikát ezen tételek automatikus előrejelzésére, így a likviditási terv kizárólag a ténylegesen rögzített adatokra épül.

• Díjbekérők nem látszanak: Amennyiben Számlázz.hu, vagy Billingo integrációval rendelkezel, a díjbekérők akkor sem látszanak az árbevétel oszlopokban, hiszen díjbekérőket nem szinkronizálunk egyetlen rendszerből sem.

• A Likviditás nézet jelenleg nem tartalmaz minden bevételi forrást: a NOSZ-integrációból érkező bevételek egyelőre nem jelennek meg a kimutatásban, és ugyanígy a kézzel rögzített egyéb bevételek sem kerülnek beszámításra.