deep.erp integráció

Cél és kontextus

A deep.erp és a deep.ügyvitel komplett vállalatirányítási megoldások: pénzügyi, főkönyvi, kontrolling, tárgyi eszköz, házipénztár, valamint kereskedelmi és termelésirányítási modulokat tartalmaznak. A QUiCK ehhez egy specifikus szegmensben kapcsolódik: az iktatás, az OCR/NAV párosítás és a kategorizálás után már „rendezett" költségszámlákat ad át a deep-nek, amely a saját számviteli logikája szerint pénzügyi számlává alakítja és lekönyveli őket. A két rendszer szerepe egyértelműen elkülönül: a QUiCK az iktatás és kategorizálás, a deep a könyvelés és pénzügyi feldolgozás felelőse.

A modul által biztosított főbb funkciók:

• Automatizált import – ütemezett lekérdezés a QUiCK-ben jóváhagyott, feldolgozottra állított költségtranzakciókról.

• Automatizált feldolgozás – ütemezett pénzügyi számla generálás a lekérdezett költségtranzakciókból.

• Partner automatikus létrehozás – szállító partnerek automatikus generálása, megfelelő könyvelési beállítással, az adóügyi illetőség alapján.

• Rugalmas könyvelés – konfigurálható főkönyvi számla és ÁFA meghatározás.

• Dokumentum kezelés – opcionális PDF számlakép csatolás, többféle tárolási lehetőséggel.

• Dimenzió integráció – költségek összekapcsolása költséghelyekkel és projektekkel a deep dimenziótípusain keresztül.

A modul használata licenszhez kötött: a Kényelmi 2 funkció licensz szükséges hozzá. Ennek hiányában a Quick modul nem aktiválható.

Hol található?

A konfiguráció a deep oldalán, két logikai egységben helyezkedik el; a QUiCK oldalon egyetlen ponton kapcsolódik be (API token):

• deep.erp / deep.ügyvitel oldalon:

  • Feladat ütemezők – itt két különálló ütemező állítható be: a lekérdezés és a feldolgozás. A két folyamat egymástól függetlenül vezérelhető.

  • QUiCK Költségszámla import napló – itt követhető nyomon az importált költségszámlák feldolgozásának menete, státusza és a feldolgozás során keletkezett hibák. Ugyanitt érhető el a manuális feldolgozás és a forrás adat frissítés is.

  • Quick modul beállítások – főkönyvi számla, ÁFA meghatározás, dimenziók, dokumentumtárolás, visszaszinkronizálási opciók (iktatószám, ÁFA-időszak).

• QUiCK oldalon:

  • Profilbeállítások → Integrációk és eszközök → API Tokenek – a deep számára létrehozott API kulcs.

A két oldal egyetlen logikai folyamatot alkot: a QUiCK adja a tokent és a számlákat, a deep végzi a lekérdezést, naplózást és a könyvelést.

Előfeltételek

A teljes integráció működéséhez az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

• Kényelmi 2 funkció licensz a deep oldalán – a Quick modul ehhez van kötve. Egyéb licenszszintekkel a modul nem érhető el.

• deep.erp vagy deep.ügyvitel alapaktiváció és Quick modul aktiválása.

• QUiCK API token – Profilbeállítások → API Tokenek → Új Token létrehozása. Egyszer jelenik meg, biztonságos tárolása szükséges.

• Cégegyezőség – a QUiCK-ben iktató cég és a deep-ben kezelt cég számviteli értelemben ugyanaz az entitás kell legyen. Több cég esetén cégenként külön token és külön Quick modul beállítás szükséges.

• Számviteli alapadatok a deep-ben – főkönyvi számlatükör, ÁFA-kódok, dimenziók (költséghelyek, projektek) készen kell álljanak ahhoz, hogy a Quick modul megfeleltetéseket tudjon készíteni.

• A QUiCK-ben „feldolgozottra állítva" státusz használata – a deep csak azokat a számlákat hozza át, amelyek ebbe a státuszba kerültek. A státusz aktiválása QUiCK ügyfélszolgálati kérelemhez és könyvelői hozzáféréshez kötött.

A működés (pontosan, lépésről lépésre)

1. Két feladat ütemező – egymásra épülő folyamatlépcső

A deep két különálló feladat ütemezőt használ:

• QUiCK Költségszámla import napló lekérdezés feladat ütemező – ütemezetten lekérdezi a QUiCK-ből a feldolgozottra állított, még nem exportált költségtranzakciókat. A lekérdezett számlák a QUiCK Költségszámla import napló listában jelennek meg, a feldolgozáshoz szükséges forrás adatokkal együtt. A lekérdezés egyúttal visszajelzést is küld a QUiCK felé, hogy az adott számla már exportálva lett – így ugyanaz a számla nem fog többször lekérdeződni.

• QUiCK Költségszámla import napló feldolgozás feladat ütemező – a lekérdezett tételekből a beállításban megadott feltételekkel pénzügyi számlát készít. A két folyamat szándékosan elkülönül, hogy a lekérdezés és a tényleges könyvelés időben és felelősség szerint külön legyen választható.

A két ütemező önállóan paraméterezhető (gyakoriság, futási időablak, retry-policy). Ha valamelyik manuálisan vezérelt, az ütemező egyszerűen kihagyható, és a megfelelő funkciógomb használható helyette.

2. A teljes folyamat lépésről lépésre

1. A QUiCK-ben a számla feldolgozottra kerül – a felhasználó (jellemzően a könyvelő vagy a kijelölt jóváhagyó) lezárja az iktatást, a számla Quick által feldolgozottra állítva státuszt kap.

2. A deep ütemezett lekérdezést indít – a QUiCK API-ján keresztül lekérdezi a feldolgozottra állított, még nem exportált tételeket.

3. A lekérdezett tételek a QUiCK Költségszámla import naplóba kerülnek – minden tétel a forrás adatokkal együtt eltárolódik.

4. A deep visszajelez a QUiCK-nek – az érintett számlák exportált státuszt kapnak a QUiCK oldalán, így a következő lekérdezésnél már nem szerepelnek.

5. A feldolgozás ütemező pénzügyi számlát készít – a beállított könyvelési státuszban (pl. Igény, Feldolgozás alatt, Kontírozva). A feldolgozás előtt a deep ellenőrzi a duplikációt: ha az adott szállítónak az adott számlaszámú számlája már létezik a deep-ben, a tétel nem kerül újra rögzítésre.

6. Partner-kezelés – ha a számla szállítója még nem szerepel a deep partnertörzsében, a modul automatikusan létrehozza a megfelelő könyvelési beállítással, az adóügyi illetőség alapján (belföldi / EU / harmadik ország).

7. Főkönyvi és ÁFA hozzárendelés – a deep beállítás szerinti főkönyvi számlára és ÁFA-kódra kerülnek a tételsorok.

8. Dimenziók (költséghely / projekt) – ha a QUiCK-ben volt címke vagy kategória, a deep a beállított dimenziótípusokon keresztül összekapcsolja a tételt a megfelelő költséghellyel vagy projekttel.

9. Dokumentum csatolás – ha a QUiCK-ben van számlakép, a beállítás szerint a deep csatolja a pénzügyi számlához (a tárolási mód konfigurálható).

10. Visszaszinkronizálás QUiCK-be (opcionális) – a deep visszaküldi a QUiCK-nek a könyvelt számla iktatószámát, az ÁFA időszak periódus típusát és az ÁFA időszak kezdő dátumát. Ezekkel a QUiCK oldali rekord ugyanazokkal a számviteli azonosítókkal rendelkezik, mint a deep-ben elkönyvelt számla.

11. Státuszfrissítés – a feldolgozás ütemező a már elkészült számlák könyvelési állapotát is figyeli, és a könyvelt számlák státuszát automatikusan frissíti a naplóban.

3. QUiCK Költségszámla import napló – nyomonkövetés és kézi beavatkozás

A napló a feldolgozási folyamat teljes átláthatóságát biztosítja. Itt az alábbi műveletek végezhetők el:

• Csoportos állapot változtatás – ha egy számla tévesen került átvételre (pl. nem ebbe a könyvelésbe tartozik), a Csoportos állapot változtatás funkciógombbal Kihagyott státuszra állítható. Az így megjelölt tételek nem kerülnek feldolgozásra.

• QUiCK Költségszámla import napló feldolgozás funkciógomb – ha az ütemezőt nem használjuk a feldolgozásra, ezzel a gombbal manuálisan végezhető el a feldolgozás. Egy vagy több Feldolgozásra vár státuszú elem kiválasztása után a gomb azonnal pénzügyi számlát készít belőlük.

• Forrás adat frissítése funkciógomb – ha az átvett költségtranzakció hibás (a tétel Hiba státuszban jelenik meg), a QUiCK felületen elvégzett javítás után ezzel a gombbal frissíthető a lekérdezett tétel. A következő feldolgozáskor a pénzügyi számla már a javított adatokkal készül.

4. Hibakezelés és újrapróbálkozás

A feldolgozás során hibára futott számlák hibaüzenetét a program a naplóban tárolja, és a következő ütemezett futásnál automatikusan újrapróbálja őket. Nem szükséges manuális beavatkozás minden hiba után – csak akkor, ha a hiba forrása a forrás adatban van (pl. hiányzó főkönyvi szám, helytelen ÁFA-kód), és a QUiCK-ben kell javítani.

Mikor hasznos és kinek?

A deep integráció ott térül meg igazán, ahol a könyvelés a deep.erp / deep.ügyvitel-en történik, a számlaiktatás pedig a QUiCK-en. Különösen értékes:

• Középvállalatoknak, amelyek a deep.erp-t használják ERP-rendszerként, és a kontrolling, riportálás, dimenziókezelés (költséghely / projekt) hangsúlyos a működésükben. A QUiCK kategóriái és címkéi automatikusan átfordulnak a deep dimenziórendszerébe.

• Kisvállalkozásoknak, akik a deep.ügyvitel-t használják, és szeretnék kihagyni a manuális szállítói számla rögzítést. A QUiCK-en keresztüli iktatás után a deep oldalán már „kész" pénzügyi számlák jelennek meg.

• Könyvelőirodáknak holding- vagy multi-cég ügyfeleknél, ahol a deep.erp több cég ügyvitelét futtatja párhuzamosan. A QUiCK iktatási oldala cégenként külön tokennel kapcsolódik, így a folyamat skálázható.

• Termelő, kereskedő vagy szolgáltató cégeknek, akik már most is dolgoznak dimenziókkal (projektekre, költséghelyekre könyvelnek), és ezt szeretnék a beérkezett szállítói számlákra is rávetíteni – manuális rögzítés nélkül.

• Nagy számlavolumenű ügyfeleknek, ahol az auto-partner létrehozás és az automatikus pénzügyi számla generálás az adminisztrációs terhet érdemben csökkenti.

Pro tipp: A bevezetés előtt érdemes a deep oldalán előkészíteni a Quick modul beállításait (alapértelmezett főkönyvi szám, ÁFA-mapping, dimenzió hozzárendelés), és kis tételszámmal éles tesztet futtatni. A hibakezelés és a Forrás adat frissítése logika ekkor még alacsony tétszámon kalibrálható, mielőtt a teljes számlafolyam ráomlana a rendszerre.

Specialitások és limitációk

A használat során az alábbi sajátosságokra érdemes figyelni:

• Csak költségszámla: A deep integráció kizárólag költségtranzakciók (szállítói számlák) átvételére alkalmas. A QUiCK-ben rögzített vevői számlák, bérek és adók nem kerülnek át ezen a csatornán a deep-be – azokra más megoldást kell alkalmazni (pl. közvetlen Számlázz.hu / Billingo deep-integráció a vevői oldalon).

• Licensz-kötöttség: A Quick modul Kényelmi 2 funkció licenszhez kötött. Alacsonyabb licenszszinten a modul nem aktiválható. A QUiCK-ben generált API token önmagában nem tudja „életre kelteni" a kapcsolatot – a deep oldali licensznek élesnek kell lennie.

• A „Hiba" státusz nem frissül automatikusan: Ez a leggyakoribb félreértés. Ha egy tétel Hiba státuszba került, és a QUiCK-ben javítjuk a forrás adatot, majd lenyomjuk a Forrás adat frissítése gombot, a státusz akkor sem fog megváltozni Hiba-ról. A feldolgozás ennek ellenére lefut a Hiba státuszú tételeken is, és ha közben a hiba megszűnt, sikeresen elkészíti a pénzügyi számlát. A státuszt a feldolgozási eredmény fogja átírni, nem a forrás adat frissítése önmagában.

• Automatikus retry: A hibás tételek a következő ütemezett futásnál automatikusan újrapróbálódnak. Ha a hiba átmeneti (pl. a deep oldalán frissítettek egy főkönyvi számot), külön beavatkozás nélkül megoldódik.

• Duplikációellenőrzés szállító + számlaszám alapján: A deep a feldolgozás előtt megvizsgálja, hogy az adott szállítónak az adott sorszámú számlája már létezik-e a rendszerben. Ha igen, a tétel nem kerül újra rögzítésre. Ez véd a kettős könyveléstől, de azt is jelenti, hogy ha egy korábban már bejutott számlát „újra szeretnénk feldolgozni", azt először a deep-ből kell rendezni.

• Auto-partner: a könyvelési beállítás az adóügyi illetőségre épül: A deep az újonnan létrehozott szállító partner könyvelési beállítását (alapértelmezett főkönyvi számok, ÁFA-szabály) az adóügyi illetőség (belföld / EU / harmadik ország) alapján határozza meg. Ha a QUiCK-ben rögzített partneradatok pontatlanok (pl. EU-s adószám hibás formátumban), a könyvelési beállítás is pontatlan lesz – a partnert utólag a deep-ben kell finomhangolni.

• A visszaszinkronizálás opcionális: Az iktatószám, ÁFA-időszak periódus típusa és kezdő dátuma a deep beállítása szerint kerülhet vissza vagy nem. Ha a QUiCK-en is fontos, hogy ezeket a számviteli azonosítókat lássuk, kapcsolja be a könyvelő ezt az opciót a Quick modul beállításaiban.

• Az ütemezés gyakorisága a deep oldalán állítható: Az integráció nem real-time. A lekérdezés és a feldolgozás ütemezett – jellemzően néhány órás vagy napi gyakoriság a használt minta. Sürgős átemelés a manuális Költségszámla import napló feldolgozás gombbal lehetséges.

• A QUiCK-en belüli adatváltozás a már exportált tételeknél: Ha egy számla már átkerült a deep-be, és utána a QUiCK-ben módosítjuk (kategória, ÁFA), a változás nem áramlik át automatikusan – a Forrás adat frissítése gombot kell használni, vagy a deep oldalán kézzel módosítani.

• deep.erp és deep.ügyvitel egyaránt támogatott: A Quick modul mindkét deep-termékben elérhető, azonos logikával. A különbség nem a Quick integráció oldalán, hanem a deep alapfunkcionalitásában van (a deep.erp nagyobb, komplex middle-market célzott; a deep.ügyvitel kisvállalati irányba egyszerűsített).

• Dokumentumtárolás többféle helyre lehetséges: A PDF számlakép a deep oldali beállítás szerint kerülhet a partner-kartonra, a számlához csatolva, vagy külső dokumentumtárolóba (pl. M-Files, ha integrálva van). A használt mód a Quick modul beállításában rögzítendő.